בנושאים מרכזיים בחיינו מקובלת התייחסות דיכוטומית: טוב – רע. יפה – מכוער. הצלחה – כישלון. אמת – שקר ועוד. זה נוח, קליל, מהיר ובעיקר – לא מחייב מחשבה.
ברמה המעשית, יש בין הקטבים רצף של מצבי ביניים – גווני אפור. זה נכון בכל תחומי החיים, וגם בארגונים.
בהקשר לניהול תהליכי עבודה בארגונים יש לחפש סיבות ופתרונות לאירועים במעגלים מרוחקים ולא רק "מתחת לפנס".
אירוע להדגמה – המשבר בחברת "טבע" (2017)
באפריל 2017 פרסמנו ב"זרקור" מאמר תחת הכותרת: ”הטלטלה בחברת "טבע" – האומנם "כישלונות ניהוליים"? להלן תמצית:
המנכ"ל, ארז ויגודמן, פוטר וממצאי האירוע שהתפרסמו בתקשורת הובילו למסקנה שיש לחפש את הכשל בניהול תהליכי עבודה.
המאמר הצביע על כשלים בתהליכים הבאים:
- הערכת סיכונים לקויה או לא קיימת.
- כשל בתהליכי רכש חברות.
- יחסי העבודה בממשק דירקטוריון והנהלת החברה.
- זעזועים פרסונאליים בצמרת, בחירה ותחלופת מנהלים.
- תרבות ארגונית – חקירה בנוגע להפרות של החוק למניעת שחיתות במדינות זרות.
- "טבע" הקפיאה את החדשנות והתבסמה מן הרווחים ממכירת תרופות גנריות.
- העדר איזונים ובלמים בתהליך קבלת החלטות.
מהי "עבודת מטה" – הגדרה
"עבודת-מטה" הינה כותרת-על לתיאור מכלול התהליכים הפורמליים (נהלים ותקנות) והלא-פורמליים (תרבות ארגונית, חדשנות ועוד) המסדירות בחברה / ארגון את פעילותה לשם השגת יעדיה.
"עבודת-מטה" היא המערכת המסדירה את מכלול התהליכים בארגון – הגדרת חזון ויעדים, מבנה ארגוני, משימות ותפקידים ליחידות המשנה, ייזום, תכנון, תיאום, ביצוע ובקרה על פעילות.
רק הסנכרון ביניהם והובלה נכונה יאפשרו השגת יעדי החברה בצורה האופטימלית.
דגשים ומסרים
במקרים רבים נוהגים לייחס הצלחות או כישלונות לעובדים – מנהלים, בדרך כלל, כאשר מצליחים או נכשלים. פחות מתייחסים ליחידות ולאיכות תהליכים בארגון שמתפקדים ברקע התוצאות.
הניסיון מלמד שתפקוד פגום ( או מוצלח ) ביחידות משנה ו\או בתהליכי עבודה לאורך זמן עלולים להוביל לכשל (או הצלחה) מערכתיים. במקרה כזה צריך לחפש את השותפים לכשל (או להצלחה) במרחב גדול יותר בארגון.
בארגונים גדולים קיימת פונקציה ייעודית, גוף מטה, שתפקידו לסייע למקבלי ההחלטות לסנכרן את יחידות המשנה ולהבטיח שילוב מיטבי של תהליכי העבודה לצורך השגת מטרות ויעדי הארגון.
הדוגמא הבולטת במגזר הממשלתי הוא המל"ל, המטה לביטחון לאומי.
בדרך כלל הפונקציה הזאת תדאג לתקינות עבודת המטה, כמו בנושאים הבאים: מעקב על ביצוע החלטות, חידוד תחומי אחריות וסמכויות בין יחידות המשנה בינן לבין עצמן וההנהלה, ביצוע תחקירים, והפקות לקחים ועוד.
בארגונים שאין הצדקה לקיום פונקציה ייעודית, המטלה הזאת תיפול באחריות לשכת המנכ"ל או בעל תפקיד בכיר שימונה לשם כך. במקרים מיוחדים, ניתן להיעזר בגורם חיצוני על בסיס פרויקט או ריטיינר.
סיכום
איל וולדמן בעלים ומנכ"ל "מלאנוקס" לשעבר נשאל בראיון, במהלך מגיפת הקורונה, כיצד החברה מתמודדת עם סגירת המפעלים בסין. והוא השיב, לא ידענו שתהיה מגיפה אבל הבנו שאנחנו חייבים לייצר יתרות לייצור מערכות חיוניות עבורנו ולכן כאשר הסינים נסגרו הפעלנו מפעלים במדינה אחרת.
אספקת תתי מערכות לקווי הייצור הינה תהליך קריטי ולכן מחייבת ניהול והערכת סיכונים מפוכחת.
תגיות: הערכת סיכונים, תהליכי עבודה