הקדמה
בעבר, תקשורת פנים ארגונית התבצעה רק בשיחות פנים אל פנים. היום אנחנו במציאות שונה – עניינים נסגרים בכלי התקשורת המתקדמים, הנייחים והניידים בלי הגבלות מיקום. זה נוח, מהיר ומבטיח תיעוד מגוון של הנושאים שנדונו.
לכל הטוב הזה מתווספים כשלים שרבים מהמשתמשים אינם מודעים להם. על מנת להימנע מכשלים אלו חובה על המשתמשים להיות מודעים להם ולפעול בהתאם.
הפעם נעסוק באמצעי התקשורת וכפי שקראנו לה "תווך הדיגיטלי".
כשלים
- המסר, התוצר הסופי של הטקסט המשוגר, תלוי ביכולות הכתיבה והניסוח של הכותב. זהו פתח לאי הבנות.
- הקליטה והבנת הטקסט תלויים ביכולות ההבנה של "הקולטים". ניתן להניח שאי הבנה של הקולטים היא מצב שכיח למדי.
- "הגהה אוטומטית" של הטקסט על ידי המערכות המתקדמות מייצרת שיבושים. זהו מצב המחייב את הכותב לבצע הגהה ידנית לפני שיגור המסמך.
- בניסוח קצר ותמציתי, (כמקובל היום), משתבשים המיקוד וההבחנה בין עובדות להערכות ומכאן – לקצר בתקשורת.
- יש מקרים בהם חלק מהמשתתפים סוגרים את הוידאו. ואז, יש העוסקים במקביל בעניינים אחרים ואינם ממוקדים בשיחה.
דיון
דמיינו לעצמכם דיון המתקיים בחדר אחד ובו משתתפים מספר מוזמנים, כולם עטויי מסכות אטומות – איש איננו רואה את רעיו וגם לא תמיד מזהה, על פי קולו, את המדבר.
שפת גוף, עוצמת הקול של הדוברים ושל משתתפים אחרים וכללי התנהגות הינם "מקורות חשובים" לקיומה של תקשורת בין אישית אפקטיבית בארגון.
התווך הדיגיטלי חוסם מידע הכרחי אשר קיים בשיחת פנים אל פנים.
המשמעות: קידמה טכנולוגית מביאה ברכה לעולם, אך לעיתים אנחנו מתעלמים ממגרעותיה ומניצול יתר של יתרונותיה.
כללי עשה
ככלל, אין תחליף לתקשורת בין אישית ישירה, מילולית ורבלית, אבל "החיים חזקים מן העקרונות".
בשיחות ודיונים בתווך דיגיטלי יש לחייב פתיחת חלונות מראה, לכל הנוכחים.
צריך לאפשר התבטאות לכל המשתתפים.
חייב להיות תיעוד, בהקלטה או פרוטוקול, של הדברים שנאמרו וההחלטות שהתקבלו.