הקדמה
חידוש דרכון או הפקת דרכון חדש היה תמיד תהליך ממושך, מתיש, מסורבל ומתסכל. הכנסת המדיום הביומטרי סיבכה את העניין עוד יותר. במהלך השנים 2021-2023 נוצרו תורים בלתי נסבלים בעקבותיהם הוחלט על מבצע חידוש דרכונים
בתהליך מקצועי ומתקדם, באחריות משרד הפנים, המציאות בנושא השתנתה מקצה לקצה: הזמנת תור באמצעות האינטרנט לפגישה במשרד הפנים תוך שבועיים, חצי שעה בלשכה ועוד שבועיים והדרכון בידינו.
התייעלות היא נשמת אפו של כל ארגון חפץ חיים וזאת דוגמא מובהקת להתייעלות.
יכולנו לעשות מהדוגמא הנ"ל "ניתוח אירוע" אלא שבמאמר זה אנחנו רוצים לעסוק בהתייעלות ברמה הבסיסית – עובדים ומנהלים – וזאת במונחי זמן, עלות (חסכון) ותפוקות
דיון ותיחום
על מנת שארגון ימלא את משימותיו ויבצע את תוכניותיו עומדים לרשותו משאבים.
באופן כללי לכל ארגון, בדגש על עסקי, יש שלושה סוגי משאבים:
- המשאב האנושי.
- משאבים פיזיים כמו ציוד ותשתיות.
- הון אינטלקטואלי כמו מוניטין, קשרים, ידע ועוד.
ארגון השואף לשרידות, הצלחה ופיתוח חייב לדאוג לאופטימיזציה (שלא לומר, מקסימיזציה) של המשאבים העומדים לרשותו.
התייעלות, היא מושג כללי, רחב מאוד. במאמר זה בכוונתנו להתייחס אליו דרך הפריזמה של המשאב האנושי.
ברמה הפרקטית, משמעותה של התייעלות היא:
- תפקוד יעיל ברמה האישית, ובערכים מדידים: קיזוז עלויות, קיצור זמני עבודה, שיפור איכות וקיזוז בתקנים, מיזוג תהליכים.
- במבחן התוצאה, מצוינות, שיפור מתמיד ברף הפעילות ועמידה ביעדי הארגון.
גורמים משפיעים ברמה העובד הבודד
השיגרה
"האדם המצוי" אינו אוהב שינויים ומעדיף שיגרה. האמור מתייחס לקבוצת קצה באוכלוסייה כאשר בקצה השני ישנם אלה, החרוצים, המחפשים אתגרים והישגים. ארגון הישגי צריך "להדביק" את כל עובדיו בחדוות העשייה.
המוטיבציה
פיתוח המוטיבציה של העובד "לתת מעצמו" כמה שיותר לטובת הארגון מחייב במידה רבה את הארגון. יש כאלה הנולדים עם "ראש גדול" ויש כאלה שטבעם "לקפוא על השמרים". לאלה וגם לאלה צריך לתת תנאים סביבתיים, ואנושיים שיניעו אותם לעשות יותר ויותר טוב – כפרטים וכחלק מהארגון.
גורמים משפיעים ברמה הארגונית
התרבות הארגונית
המפתח, לקיום משטר שיפור והתייעלות בתהליכי העבודה הוא התרבות הארגונית ו"רוח המנהל וההנהלה".
תחת כותרת זאת מתבקשות פעולות כביטוי ארגוני להתנהגות העובדים, כמו:
- השקעה בעובדים, הכשרה, תנאי עבודה ועידוד למצוינות.
- ביצוע שוטף של תחקירים והפקות לקחים ברמה האישית וצוותי עבודה.
- טיפוח ערך לפיו העובד נבחן על פי התוצאה ולא על פי מבחן המאמצים.
הביטוי ברמה הארגונית – אחריות ההנהלה
אבטלה סמויה היא ביטוי מובהק, אך לא יחיד, של בזבוז וניצול חסר של המשאב האנושי. דוגמא זאת ונוספות מחייבות את המנהלים בארגון:
- אבחן וזיהוי תופעות של גרירת רגלים וחוסר יעילות היא באחריות המנהלים
- גם לפונקציות נוספות יש אחריות בתחום: משאבי אנוש, כספים, טכנולוגיה, מבקר פנים ברמות של סמנכ"ל.
- צוותי שיפור ברמת הארגון היא דוגמא יעילה ומוכחת לזיהוי שוטף ואבחון נושאים המחייבים טיפול במסגרת תכנית עבודה מסודרת.
"טיפול שורש" במקרי קיצון
הזנחה ודחיית טיפול בתופעות ארגוניות שליליות, שוליות לכאורה, עלולות להוביל לצורך ב"טיפול שורש" מקיף.
שינויים במבנה הארגוני ופיטורי עובדים רבים יתקיימו במקרים רבים כאשר יש צורך בשינויי מיקוד ויעדי הארגון, תקלות וכשלים בסביבתו ועוד. הדבר איננו מוצדק כאשר הסיבה לטיפול שורש מקיף ויקר קורה בשל התרופפות במשטר ובהתנהגות העובדים.
במקרה כזה מתחייבת התערבות גורם חיצוני, "כירורג", לצורך ההשוואה.
סיכום והמלצות
המושג "התייעלות" הינו מושג מופשט וכללי. הוא הופך למוחשי רק כאשר נלווית אליו סדרת פעילויות מחייבות שניתנות למדידה, ברמת העובדים, הארגון וההנהלה.
"חדשנות" מתחברת באופן טבעי ליצירתיות והארה יוצאי דופן, אך כאשר "התייעלות" הופכת ליעד אישי וארגוני היא בהחלט יכולה להיות "מבוא לחדשנות", מדגרה לרעיונות חדשניים.
בשונה מתהליכים ארגוניים מורכבים ועתירי עלויות, הקפדה על התייעלות בתהליכי העבודה מחייבת מודעות, משמעת עבודה ותרבות, ובשלוש מלים: תרבות ניהולית מוקפדת.
תגיות: התייעלות, תרבות ארגונית, אבטלה סמויה, ניהול