הקדמה
קבלת החלטות בתחום מקצועי לא מוכר למקבל ההחלטות היא אירוע יומיומי.
כאשר מביאים נושא לדרג ממונה "מקבל ההחלטה", מתמצא בו פחות מאשר הגורם המקצועי האחראי. כאשר ועדת מכרזים בארגון בוחנת הצעות במכרז לרכישת ציוד טכנולוגי, סביר להניח שהיא תהיה בקיאה פחות בהיבטים הטכנולוגיים מאשר היחידה שתזמין ותפעיל אותו.
לעיתים, מקבל ההחלטה מבין מעט מאד בתחום, אבל הוא חייב להיות מומחה בניהול. בעניין זה ראה גם "מנכ"ל בארגון מקצועי – יכולות ניהול וסמכות מקצועית" שפורסם ב"זרקור" בחודש מאי 2018.
הדבר נכון בכל תחום מקצועי, (לא רק בהקשר ניהול בתי חולים או בתי ספר), אישי וגם ארגוני.
מטרת המאמר להציג כללי "עשה" לפני, בזמן ואחרי קבלת החלטה בתחום שאינו מוכר למנהל.
בהקשר זה מומלץ לקרוא גם מאמר תחת הכותרת הדיון – עקרונות ונקודות למחשבה ויישום שהתפרסם ב"זרקור" בינואר 2018.
הכנות מקדימות
- לימוד
מקבל ההחלטה חייב להיות מודע לחסך בידע מקצועי ולעשות הדרוש כדי להגיע להבנה מספקת בנושא המובא בפניו. יודגש, ההערה הזאת נכונה לכל המקרים והמצבים ובכל הרמות של מקבלי ההחלטות.
- עמדות הצדדים בדיון
כחלק מתהליך הלמידה חשוב לקיים שיחות\דיונים מוקדמים עם הצדדים בתהליך, עם כל אחד בנפרד, כדי להיחשף לעמדות ושיקולי המתדיינים.
- מומחים מתוך ומחוץ לארגון
בנושאים בעלי משמעות מרכזית לארגון, חשוב לשמוע דעתם של מומחים ניטרליים בתחום. ההתייעצות עם מומחה תאפשר למקבל ההחלטה לשקול הזמנתו כמשקיף "ללא זכות הצבעה" בדיון עצמו.
הדיון
- מצע לדיון
יש יתרון בהפצת מצע לדיון. המסמך, מכוון את המשתתפים לסדר היום ומחייב אותם להיות מוכנים ברמת הנושאים ומסד הנתונים.
מנסח המסמך יכול להכליל בו "נקודות" אשר יקלו על ניהול הדיון. למשל, ציון הדילמות והתלבטויות בנושא הנדון.
- הרכב הנוכחים
מקבל ההחלטה, אמור להכיר את המוזמנים ולהיות מודע לדינמיקה במהלך הישיבה – בהיבט הסגנון והמהות.
אי אפשר לשנות התנהגות אנושית אבל אפשר לנקוט במהלכי מנע, להזמין מומחה חיצוני, למשל.
- סיכום הדיון
הפרוטוקול צריך לשקף את הנאמר, הסיכום יכול להציג גם עמדת יושב הראש עם דגשים שלו. למקבל ההחלטה צריכה להישמר הזכות לדיון חוזר או דיון נוסף למקרה והוא חש שיש לו בעיה עם ההחלטה והוא רוצה "זמן נוסף" לבדיקות נוספות.
מעקב על החלטות
מעקב על החלטות הינו נושא העומד בפני עצמו וראוי למאמר נפרד. במאמר זה נסתפק באמירה כללית.
למעקב על החלטה יש שתי מטרות עיקריות: הראשונה, לעקוב אחר דרגי הביצוע והדרך בה הם פועלים לשם עמידה במשימה. והמטרה השנייה, לבחון אם תנאי המציאות השתנו ואולי מחייבים חשיבה מחדש ושינוי של ההחלטה שהתקבלה.
מסרים עיקריים וסיכום
- נקודת המוצא צריכה להיות שבכל נושא ובכל מצב אנחנו במצב של חסר במידע וידע. זהו מצב טבעי. בתפקידים בכירים החסר הזה וודאי יותר וקריטי יותר. המודעות לכך היא תנאי יסודי והכרחי כדי להקטין את סיכויי הטעות על ידי התנהלות מושכלת.
- מידע וידע ניתנים להשגה. הדרך להשגתם כרוכה בהשקעת זמן, עלות ובעיקר, שימוש נכון בבעלי המקצוע בארגון ומחוץ לו.
- בכל עיסוק ובכל תחום, רפואי, ארגוני, טכנולוגי, צבאי וכד', יש תחום ספציפי מוביל. לדוגמא, רכישת מערכת טכנולוגית לארגון. הנושא, איננו עומד בזכות עצמו אלא משולב בהשלכות בתחומים נוספים: תשתיות, כספים, הטמעה, תחזוקה ועוד.
יתרונו של מקבל ההחלטה הוא ביכולת ובסמכות לבצע אינטגרציה של מכלולי הנושא ובראייה הארגונית הרחבה.
תגיות: הדיון, קבלת החלטות