"מערכת התרעה מוקדמת"
הקדמה
מציאות דינאמית המתאפיינת בשינויים תכופים ובתנאי אי וודאות, יכולה להציב איומים לארגון ובאותה מידה הזדמנויות לפיתוח והצלחה.
המציאות הזאת מחייבת מנהלים לעשות שימוש בכלים שיאפשרו להם לצמצם את הסכנות ו\או לזהות את ההזדמנויות הצפויות משינויים בסביבת העבודה.
בספרו "אתגרי הניהול של המאה ה – 21" טוען פיטר דרוקר שאי אפשר לנהל שינוי, אבל אפשר, אף רצוי, להקדים אותו. אחד מאתגרי הניהול החשובים במאה ה – 21 הוא שארגון ייהפך למוביל השינוי. מוביל השינוי רואה את השינוי כהזדמנות. לשם כך דרושים:
- תרבות ארגונית ומדיניות התומכים באווירת שינוי (פתיחות לחדשנות, נטישת האתמול, שחרור משאבים, שיפור מאורגן שיטתי ורצוף, ניצול הצלחה).
- יצירת שינוי – ניצול חלונות הזדמנויות, ידע חדש, שינויים בסביבה החיצונית, צרכי התהליך, טיפול בכישלונות והצלחות (הפקת לקחים).
כאשר מתרחש שינוי בסביבת העבודה, החברה תשאף להיות ערוכה לשינויים אלה על מנת למזער
את הנזקים הצפויים. לצורך זה יש להפעיל מנגנון קבוע מבוסס-מודיעין שתפקידו לזהות ולהצביע מבעוד מועד על שינויים העלולים לפגוע בחברה או, לחילופין, להעניק לה יתרון על פני מתחריה.
מערכת התרעה מוקדמת עוזרת לחברה: לשנות אסטרטגיה מול מציאות חדשה, ללמוד משגיאות של אחרים ע"י ניתוח אירועים, לקבל החלטות מקדימות מבעוד מועד.
הגדרות
התרעה מוקדמת – הצבעה על אירועים / שינויים (סכנות או הזדמנויות) הקשורים לתהליכים הפנים ארגוניים ולזירת העסקים החיצונית לחברה ולמכלול פעילויותיה.
תרחישים – מערכת של תהליכים מובנים המאפשרת חיזוי אפקטיבי של העתיד. או, כלי אשר תכליתו לחדד תפישה באשר לנסיבות עתידיות חילופיות בהן תתבקש קבלת החלטות בהתאם.
סימנים מעידים – פיסות מידע ברמות שונות של הערכה, אשר כולן נושאות בחובן כוונה / מגמה של איום או הזדמנות – בתחומי הפעילות של הארגון.
פרישה של עובדים, כמשל
פרישה של עובדים הינה תופעה ארגונית שגרתית אך היא יכולה להיות סימפטום לבעיה ארגונית אם נלווים לתופעה סממנים נוספים: כמות הפורשים, איכות וסיווג מקצועי של הפורשים, מאילו פונקציות, באיזה נימוק הם מסבירים את בקשתם לפרוש ועוד.
ארגון המודע לצורך לטפח ולשמר את עובדיו חייב לנטר מבעוד מועד, תופעות במערך משאבי אנוש, לפני שהן מקבלות ממדי "מגפה".
כל ארגון, על פי מאפייניו, צריך לבנות את מערך הכלים אשר יספקו לו "התרעה מוקדמת"
תפקידי הדרג הניהולי הבכיר
בסביבה החיצונית
- ניסוח עיתי והגדרת יעדים ותוכניות עבודה מחד, והאיומים על הארגון מאידך.
- ניסוח האיומים צריך להתבצע על סמך תרחישים צפויים בעלי השלכות על תפקוד הארגון ובהתייחס לגורמים משפיעים ממוקדים: מגמות בסביבת העבודה, מתחרים, שוק ההון, רגולציה וכוחות פוליטיים ועוד.
- בניית מערך\פונקציה ותהליך אשר יתרגמו את צרכי הארגון "בהתרעה מוקדמת" לתוכניות עבודה – איסוף מידע, זיהוי סימנים מעידים, בניית הערכות מצב ועוד.
- הפעלת מערך "מקורות" נגישים למידע הדרוש, מתוך הארגון ומחוצה לו.
- מתן סמכויות התרעה לדרג הניהולי הבכיר בתהליך קבלת ההחלטות בארגון, כדי למנוע התעלמות מתפיסת מציאות מפוכחת.
בסביבה הפנימית
- מעקב על תפקוד מנהלים בדרגי ביניים וזיהוי איכות הניהול לצורך זיהוי כשלים פוטנציאליים.
- ניטור תופעות שעשויות להיות קשורות למשמעת ארגונית: תפוקה, עמידה ביעדים ותוכניות העבודה.
- בחינה של התאמת התרבות הארגונית למציאות המשתנה.
- מעקב אחר תפקוד הממונה על משאבי אנוש.
תגיות: מודיעין, ניהול, המשאב האנושי