מבוא
כל ארגון ובפרט ארגון גדול חייב לבצע מעת לעת שינויים בסביבת העבודה. הגורמים לשינוי הם מגוונים: טכנולוגיה, שוק, מגפה, רגולציה ועוד.
ב"זרקור" מחודש מרץ 2022 פרסמנו מאמר תחת הכותרת: חדשנות כדרך חיים ועיקרו אימוץ חדשנות כדרך חיים לצורך התמודדות עם אי וודאות ומציאות משתנה ולא להמתין למשבר.
בארגון הכי נועז והכי יצירתי, אויבי החדשנות הם: עבודת המטה (עליה עמדנו בקצרה במאמר הנ"ל), והקיבעון.
תקציר האירוע
במאמר הנזכר לעיל סיפרנו את סיפור הקמת מערכת מחשב חדשנית בארגון גדול.
זה היה אירוע ממושך שהסתיים בהצלחה גדולה אך לאורכו היו מספר מחלוקות בצמתי החלטה שכמעט וגרמו לכישלון הפרויקט.
עדכון נהלי עבודה
מומחים המליצו לנצל את ההזדמנות להכין מערך נהלי עבודה עדכני שיכנס לתוקף ממש עם הפעלת המערכת החדשה.
השמרנים בארגון גרסו שאין צורך להכין מערך נהלים חדש. לכל היותר נדרשת התאמה שולית של הנהלים הקיימים וגם את זה לבצע לאחר הפעלת מערכת המחשוב החדשה. כך עשינו זאת תמיד.
הדרכה והטמעה
בשיטה המסורתית שהייתה נהוגה בארגון נהגו לקיים הדרכה מסוג זה במתקני הארגון. זימנו עובדים למספר שעות, הדריכו, אפשרו תרגול קצר ושלחו אותם לדרכם.
קברניטי הפרויקט הציעו לבצע את ההדרכה בשיטה המסורתית. שוב, כך עשינו זאת תמיד. הגישה זכתה לאהדת רבים בהנהלת המשרד שראו מול עיניהם חיסכון בזמן עבודה.
מנגד, קמו גורמים אחרים שהמליצו להדריך את המשתמשים במתקן חיצוני ייעודי שיוכשר במיוחד לביצוע המטלה. גורמים אלה, עמדו על דעתם שהחיסכון בזמן העבודה הוא שולי והחיסרון המרכזי של החלופה המסורתית הוא איכות ההדרכה והתמשכות התהליך.
החלטה
לאחר מאבק כוחות על שולחן המנכ"ל, הוא הכריע ונבחרה חלופה.
ב-2 המקרים ובמקרים נוספים הוא הכריע נגד הגישה כך עשינו זאת תמיד וקבע, "הקיבעון יכול להרוג את הפרויקט".
תובנות
שינוי בסביבת העבודה כמו כל אירוע "חדשנות" הוא אירוע מכונן במחזור החיים של הארגון והוא הטומן בחובו הזדמנויות וסיכונים.
ראשית לכל, יש לבצע ניתוח מפורט של המהלך והשלכותיו על העובדים, על משאבי הארגון, הצרכנים והלקוחות, אך מבלי לקבור את הפרויקט תחת הררי עבודת מטה.
הקיבעון הוא נגע ארגוני שיכול לסכל או לקלקל יוזמות של חדשנות ויש לשרשו.
לכן, ארגון רציני יפעיל בכל נקודת זמן "צוות אדום" שתפקידו לחפש "איומים והזדמנויות" וימנע היווצרות והשתלטות של מגמות קיבעון.
בזכות קיומו של "הצוות האדום" כאמור, נמנעו החלטות שמרניות שיכלו לפגוע במהות הפרויקט.
תגיות: היערכות ארגונית, חדשנות, שינויים בסביבת העבודה