ערכים מוספים של "פונקציות על"
הקדמה
שילוב וסנכרון תהליכים בארגון הינו ערך חשוב המיועד לטייב ולשפר את איכות ורמת העובדים, לייעל את תהליכי העבודה ובמכלול הרחב להעצים את הישגי הארגון. "שילוב" הינו מכפיל כוח !
עסקנו בכך בעבר ב"זרקור" ב"שילוב תהליכים – מו"פ, ייצור, שיווק ומודיעין" מיום 2.12.2018 וב"הפרדת רשויות – מהלך הכרחי גם בארגון עסקי" מיום 3.11.2019.
בכל ארגון ישנן פונקציות ייעודיות האמונות ומבצעות פיקוח ובקרה על עובדים, יחידות ותהליכים. מעבר לתפקיד הייעודי של "פיקוח ובקרה", הפונקציות הללו יכולות וצריכות להפיק ערכים מוספים לטובת שיפור תהליכים והישגי הארגון כולו. כינינו אותן "פונקציות על".
המאמר יציג את הפונקציות הללו ו"הערכים המוספים" שהם יכולים להפיק, בארגון בו יש לכך מודעות!
"פונקציות על" – פיקוח, בקרה ומידע
פונקציות "פנים" ארגוניות
כל ארגון, קטן או גדול, יהיה חייב לעסוק בנושאים הבאים: כספים, ייעוץ משפטי וכלכלי, תקשורת, מערכות מידע ובקורת פנים ועוד.
המאפיינים של פונקציות אלה: הן מחוברות לראשי הארגון והן חוצות ארגון בפעילותן. הפונקציות משקיפות על כלל התהליכים, הפעילויות והממשקים בין כל גופי הארגון וביניהם ובשל כך יש להן פוטנציאל גדול לזהות תחומים המחייבים "תשומת לב".
גורמים מחוץ לארגון
בהקדמה התייחסנו לפונקציות בתוך הארגון אך גם הממשקים עם גורמים חיצוניים לארגון יכולים לתרום לכך, במישרין או בעקיפין. אנחנו מתכוונים למועצת המנהלים (דירקטורים), רשויות ורגולציה, משקיעים, ספקים ולקוחות.
המאפיין הבולט את אלה היא שהזיקה שלהם לארגון "תלויה בדבר". יש בה אינטרסים המשרתים אותם ונקודת השקפתם עלולה להיות נגועה בשיקולים זרים.
אירוע להדגמה
ארגון אשר חלק גדול מפעילותו, שיווק, מסחר ועסקים, מתקיים מחוץ לגבולות המדינה קבע "נוהל שיגור עובד לחו"ל" אשר הסדיר מערכת אישורים לקראת שיגור עובדים לחו"ל.
התהליך הוביל את העובד (או את הטופס שלו) לתחנות רבות בארגון ולבסוף זכה לאישורו הסופי של המנכ"ל. במהלך השנים כמות הנוסעים עלתה לאלפים בשנה לרבות חתימת מנכ"ל.
ללא קשר לכך הוחלט בארגון לעבור לתוכנית עבודה מתומחרת אשר תיתן ממד ראוי יותר בבניית התקציב השנתי. המשמעות "תג עלות לכל תכנית".
הצוות שעסק בכך מצא לנכון להתייצב אצל המנכ"ל ולהעיר שהפרוצדורה הנהוגה של "אישור יציאת עובד לחו"ל" מסורבלת וניתן לייעל אותה. בתום הבדיקה ואישור מנכ"ל הונהג תהליך קצר יותר ומבוזר אשר צמצם את כמות המעורבים, לרבות חתימת מנכ"ל, ועדיין ענה על הצרכים של מנהל תקין.
הלקח: התקציב, בהגדרתו, מיועד להציג את תכנית העבודה של הארגון במונחים מספריים תוך בדיקת המתאם בין הוצאות להכנסות. אלא שתהליך הכנת התקציב מאפשרת גם לבחון, לחשוף ולהציף תחומים מערכתיים כמו "צרכים שפג תוקפם", ייעול סדרי עבודה, פיתוח או ביטול תשתיות ועוד.
מסרים עיקריים
בפורום המטה של הנהלת ארגון חברים ראשי הפונקציות המרכזיות. אותם ראשים\מנהלים מייצגים, בעת ובעונה אחת, את היחידות והעובדים שלהם אך גם מייצגים, שותפים ופועלים להשגת החזון והיעדים של הארגון כולו.
כל פונקציה ותחום העיסוק הייחודי לו – שיווק יעסוק בשיווק וייצור בייצור,
ישנן פונקציות שהמיקום שלהן במארג הארגוני מקנה להן יכולת תצפית ובחינה על המערכת הכללית בתחומים שהם מעבר לתפקיד הייעודי. ציינו לעיל מספר פונקציות כאלה.
הערכים המוספים שצריך לצפות ולקבל מפונקציות אלה הם:
- ניצול פוטנציאל ביחידה עסקית אחת לטובת יחידה אחרת אשר איננה מודעת לו בתחומי – חדשנות, פיתוח עסקי וזיהוי הזדמנויות.
- זיהוי כשלים סמויים.
- בירוקרטיה מיותרת וייעול סדרי עבודה.
סיכום – כיצד עושים זאת
על פי תפיסת עולמנו – המפתח בידיו של המנכ"ל.
הוא יכול לנהוג בשני אופנים:
- בדרך הפורמלית – במסגרת משימות קברניט לפונקציות אלה.
- בניהול השוטף היום -יומי – הטמעת הערך והמודעות לכך בכל המגעים והדיונים שהוא מקיים. אחת האפשרויות היא קביעת שגרה של הפעלת "צוותי שיפור" רב יחידתיים והענקת תמריצים למצטיינים.
תגיות: שילוב תהליכים, פיקוח ובקרה, מודיעין, איזונים ובלמים, פונקציות על