הקדמה
היו ימים שהגדרת תפקידו של "סגן" בכל הרמות בהיררכיה הארגונית, הייתה "ממלא מקום המנהל בעת היעדרותו" ומינוי עובד לתפקיד זה היה בדרך כלל שלב לקראת מינויו לתפקיד המנהל.
התחנה הבאה ב"היסטוריה" של תפקיד הסגן הייתה ביטול הפונקציה, או הטלת משימות ספציפיות על ממלא המשרה, בדרך כלל משניות בחשיבותן. לשמש בתפקיד "סגן" לא הבטיח, בהכרח, קידום לתפקיד מנהל.
מודל נוסף – ממנים אדם לפונקציה משנית והעומד בראשה יקבל גם את התואר סגן המנהל, בנוסף על תפקידו.
האתר שלנו מכסה אין ספור נושאים והיבטים הקשורים לנושאים בתפקידי ניהול, הגיע הזמן לייחד דברים לכבודם של אלה במעמד "סגנים".
המושג "סגן מנהל"
"סגן מנהל" הינו תואר בהיררכיה הארגונית, לא משנה או מוסיף מעמד ולא תמיד במשמעות של תגמול כספי.
אם ניקח את הצבא כמודל, לכל "סגן" יש את הגדרת התפקיד והמשימות עליהן הוא אחראי, עליהן הוא מקבל הערכה ועל בסיסן יתקדם או ידרוך במקום\יפרוש. לא כך בארגונים אזרחיים, בוודאי לא בכולם.
בארגונים אזרחיים, התפיסה, ברמת הארגון, לגבי "סגני המנהל", נקבעת על ידי המנהל הבכיר וברמה המעשית, המקומית, על ידי המנהל הישיר של הסגן שלו.
בארגונים ממשלתיים, קיימים כל הדגמים שהוצגו לעיל והנושא מוסדר באמצעות תקנות וחוקים ומפוקח על ידי נציבות שרות המדינה.
האמור בהמשך המאמר רלוונטי ללא קשר למודלים המתוארים לעיל.
הנחות ושאלות בסיס
מטרתו של כל עובד בכל מסגרת, קל וחומר אם הוא מסווג כמשתייך לשכבת המנהלים, היא להצליח, לשפר את מעמדו (ותנאי השרות שלו בהתאם) ולהתקדם. מינוי לתפקיד "סגן" יוצר מלכתחילה מספר צמתים בעייתיים:
- האם התפקיד מהווה עבורו קידום?
- האם התפקיד יאפשר לו להביא לידי ביטוי את יכולותיו, יוזמותיו וערכים מוספים לארגון?
- באיזו מידה "לוח סמכויותיו" והאחריות הנגזרת ממנו הם שלו או של המנהל הישיר? ובמילה אחת רמת ה"עצמאות" בתפקיד.
- מי נושא באחריות לקידומו? מי ממלא טופס הערכה?
- האם פעילותו וביצועיו של הסגן יתפרשו כהישגים שלו או של הממונה עליו?
תנאים להצלחה – נושאים לבדיקה בטרם קבלת תפקיד.
- מבנה ההיררכיה הניהולית ומעמדם של "הסגנים" בתרבות הניהולית של הארגון. כדאי שתדע מבעוד מועד האם תקן הסגן הוא "דרגת ייצוג" או תפקיד בעל תוכן המבטיח קידום.
- המבחן השני הינו הגדרה ומאפייני התפקיד והאם יינתן לך חופש פעולה או שעל כל יוזמה תצטרך לקבל אישור מהממונה הישיר – באופן פורמאלי, או מעשי "כי כך יתחשק לו".
- התלות בסביבה האנושית – בדגש על המנהלים בדרגים מעל, ולרוחב – הינה רלוונטית בכל תפקיד אך יותר במעמד "מטושטש".
סיכום
"ממלא מקום המנהל בעת היעדרותו"? זה היה רלוונטי עד סוף שנות השמונים של המאה הקודמת. תקופה שאמצעי התקשורת המודרניים לא היו קיימים. במרבית סוגי הארגונים הצורך אינו קיים עוד, כי המנהל אף פעם לא "נעדר" באמת.
בארץ מוכר מעמד של סגן מנהל כללי לכספים (סמנכ"ל כספים). בחו"ל עובד באותו מעמד ישב על התואר – CFO (CHIEF FINANCE OFFICER ) ובעברית פשוטה "מנהל הכספים" וכך "מנהל תפעול" ואחרים.
סגן, בהגדרתו, איננו דרג בסולם ההיררכיה, עם כל המשתמע מכך על סדרי העבודה בארגון ועל מעמד העובדים.
אם האיש ממלא תפקיד בפונקציה מוגדרת והוסיפו את התואר "סגן", התואר למעשה פיקטיבי.
כאשר הסגן הוא סגן, אשר ממתין להיעדרותו של המנהל הראש כדי להיכנס לנעליו, מתקיימת למעשה, בשוטף, חלוקת משימות לפי החלטתו של ראש הפונקציה.
זהו מצב לא רצוי וטומן בחובו חיכוכים בין ממלאי התפקיד, מחד וטשטוש סמכויות ואחריות עד כדי פגיעה בתפקוד הפונקציה, מאידך.
במקרה הזה הסגן בעצם צריך להשלים עם עובדת חיים: תפקידו בפועל הוא להשלים את המנהל במה שהמנהל לא רוצה, לא יכול, או לא מספיק לעשות – לא להתחרות בו ולא לחפות עליו אלא להשלים וליצור הרמוניה ניהולית מלאה.
במקרה כזה היינו מעניקים לאיש תואר "עוזר למנהל" ולא את התואר "סגן".
יודגש, כל האמור לעיל אינו שונה בארגון ציבורי מאשר בארגון פרטי.
תגיות: סגן מנהל, ניהול