שיחות חתך – עוד כלי ניהולי בידי מנהלים בארגונים גדולים

הקדמה

את המושג "שיחות חתך" ויישומו למדתי מיחידות עילית של צה"ל (למרות שהוא קיים אולי גם ביחידות נוספות). הרעיון המרכזי – פיתוח ושיפור תקשורת פנים ארגונית חוצת היררכיה ומבנה ארגוני.

השיחה מאפשרת למנהל בדרגים בכירים, בדרך כלל, לשמוע הלכי רוח ובעיות שמטרידות עובדים ומנהלים בדרגי ביניים ובדרגים נמוכים ללא חציצה וסינון ולהעביר להם מסרים חשובים.

כתוצאה מכך, ניתנת הזדמנות לעובדים אלה (שבדרך כלל אין להם הזדמנות להיפגש עם המנהל), לקיים עימו שיחה בלתי אמצעית.

איך זה עובד

אחת למספר שבועות מכנס המנהל פורום גדול יחסית של מנהלים, מנהלים בדרגי ביניים, עובדים מן השורה וממגוון תפקידים ועיסוקים (אנשי משק ומנהלה, טכנולוגים, אנשי מחקר ובעלי מקצוע אחרים), הרכב אקראי לחלוטין. "את הדרגות משאירים בחוץ", אין סדר יום ומשתדלים להקצות מספיק זמן לדיון נינוח, שעתיים ויותר (תלוי במספר המשתתפים).

מתקיימת שיחה חופשית, כל אחד מהנוכחים רשאי להציג נושא שמעניין או מטריד אותו, אחד המשתתפים מתנדב לרשום פרוטוקול, כל משתתף רשאי להגיב לדברי רעהו. המנהל עונה אם מבקשים את דעתו, או בנושאים שבאחריותו להגיב.

המנהל מסכם כאשר בדרך כלל הוא מצטט את הנושאים אשר הוצגו ואשר מחייבים בדיקה מעקב וטיפול וכאלה המחייבים הצגה בפני הדרג הממונה.

מטרות ומוצרים

המעמד הזה מאפשר למנהל להציג בפני העובדים עדכונים על פעילות היחידה ואת תפיסת העולם הניהולית שלו. נוצר דפוס הדברות פתוח אשר נמשך גם לאחר שיחת החתך ומאפשר שיתופי פעולה בין העובדים מפונקציות שונות. מתקיים סיעור מוחות מקצועי (ראה הפקת מידע ותובנות בתהליכים ארגוניים שפורסם ב"זרקור" מ – 6/17), בו רבים יכולים להפיק תועלת. ברוב המקרים המנהל נחשף למידע אשר איננו מגיע לידיעתו בשוטף. ולבסוף, הדינמיקה בפגישות הללו מאפשרת לו לזהות את מצבה של התרבות הארגונית, המוטיבציה של העובד הבודד והיחידות השונות ומייצרת לכידות ו"אחוות יחידה".

מטבע הדברים, משתתפי הפגישה מדווחים על תכניה לעמיתים ולעובדים אחרים בארגון, דבר הגורם להפצת "משנתו" של המנהל.

סיכום

הכלי של שיחת חתך הוא בעל פוטנציאל ניהולי ממדרגה ראשונה. הכלי מאפשר למנהל לעמוד על הלכי הרוח בארגון ולהעביר מסרים שחשובים לו. לעובדים זו הזדמנות להשמיע את מה שחשוב להם והם בטוחים שהמנהל שומע את הדברים ללא סינון ומצד שני זו הזדמנות להיחשף למסריו.

מומלץ לנסות ולהתמיד בפגישות אלה.

מבחינתך, המנהל, התהליך הזה יעצים את מעמדך ואת התוצאות של עובדיך.

תגיות: ניהול