בהשראת מגפת הקורונה
הקדמה
לאחרונה פרסמנו ב"זרקור" מאמר בשם: "ניהול המשאב האנושי בעידן הפעילות הדיגיטלית המואצת". המסר המרכזי של המאמר היה: גם בעידן של פעילות דיגיטלית מואצת, המנהל נדרש להשתמש במיומנויות הניהול שיש לו ובכלל זה ניהול משאבי האנוש של הארגון.
הפעם בחרנו לעסוק בטיוב מיומנות ניהול הדיון, שבעידן ה'קורונה' הפך בהכרח לדיון עם משתתפים הנמצאים בריחוק גיאוגרפי.
בחודש פברואר 2018 פרסמנו ב"זרקור" מאמר בשם "שיחת ועידה בוידאו" – גם זאת דרך לקיים דיון. כיום, מגפת ה'קורונה' הכריחה גם את המנהלים השמרנים או הספקנים להתחיל לקיים את הדיונים בדרך זו.
מאמר זה מתפרסם לצורך חידוד התופעה ומשמעויותיה.
הכנה וניהול הדיון
גם דיון שמתקיים באמצעות יישום אינטרנטי כזה או אחר, צריך להכין ולנהל:
- קביעת ופרסום מטרת הדיון.
- פרסום מצע והטלת משימות על משתתפים.
- קביעת מספר משתתפים.
- קביעת סדר דוברים והקצאת זמן לכל אחד.
- קביעת ופרסום שיטה לרב שיח.
- קבלת החלטות בצורה ברורה.
- רישום פרוטוקול והפצתו.
בדיונים פשוטים: (נושא פשוט, מעט משתתפים, זמן קצר) המנהל יכול לבצע את כל הפעולות בעצמו בדיונים מורכבים חובה להיעזר באדם נוסף (רל"ש, רמ"ט, מזכיר…).
מרבית היישומים מאפשרים להקים לצד החדר המרכזי בו מתקיים הדיון, חדרים צדדיים בהם ימצאו עוזרים של כל אחד מהמשתתפים שיוכלו לעקוב אחר המתרחש ולהגיב לבקשות הממונים לנתונים או מידע שלא נצפה מראש.
מרבית היישומים מאפשרים לקיים לצד הדיון בחדר המרכזי גם תקשורת בצ'אט כתוב: אחד מול אחד או אחד מול כולם. זאת הדרך להעביר מסר למשתתפים בלי לקטוע את רצף הדיון או להעביר 'פתק' לעוזר או למשתתף בלי שאחרים ירגישו.
למנהל הדיון יכולת לקבוע מי ידבר, על ידי פתיחה או סגירה של מיקרופונים.
הבנת המגבלות
הכלים נראים "מפחידים", אך אינם כאלה. כמובן, נדרשת אוריינות מחשב ברמה סבירה.
הכלים מאפשרים קיום דיונים רבי משתתפים. מומלץ מאד לא לנצל את יכולות הכלי מבחינה זו. יש להזמין לדיון (בחדר המרכזי) רק את מי שנדרש ויכול לתרום. גם ב'עולם הישן' מספר המשתתפים בדיון לא נקבע לפי מספר המושבים בחדר הדיונים, אלא לפי הצורך
בכל דיון מסורתי מתקיים בלובי או בחדר ההמתנה 'small talk' בעל חשיבות רבה. לעיתים
ה-'small talk' מפשיר מתחים, לעיתים הוא מאפשר החלפת דעות ומיקוד בעיות.
בדיון שמתקיים באמצעות יישום אינטרנטי אין לובי.
האמנם? ט ע ו ת אין לובי פיזי.
מומלץ למנהל 'לפתוח' את חדר הדיונים זמן מה לפני הדיון ולמשתתפים להיכנס אליו ברגע הראשון האפשרי.
המגבלה המרכזית שלא נמצא לה פתרון היא חוסר היכולת להסתכל ב'לבן' של העיניים, להריח, לחוש בזיעה או סומק של הזולת.
סיכום
בשוק ניתן לרכוש מגוון כלים לניהול דיונים בווידאו / אינטרנט. לכל אחד מהכלים יש יכולות שונות, יתרונות וחסרונות. מצופה שהארגון ירכוש וישתמש בכלי המתאים ביותר לצרכיו ולא יתפתה לרכוש את הכלי הראשון שמוצע לו.
להיזהר מהפעלת שיטות עבודה בטכניקה של 'העתק הדבק'.
אין ספק שמלאכתם של מדליפים קלה יותר בדיונים מסוג זה. אך, מדליפים היו, ישנם ויהיו. הפתרון לבעיית ההדלפות מחדר הדיונים צריך להיות חכם ובלתי מותנה בפלטפורמת הדיון.
כל אחד צריך לחפש פתרונות למגבלות ולחסרונות שמטרידים אותו או ללמוד לחיות איתם.
יש דיונים שמאד לא מומלץ לקיים באמצעות האינטרנט. לדוגמא: שימוע לקראת פיטורין.
ניתן להניח שגם כאשר יסתיימו מגבלות "הריחוק החברתי" ימצאו מנהלים שימשיכו להשתמש בכלי תוך הבנת יתרונותיו ומגבלותיו וניצולם. מנהלים שיעשו כך יצליחו.
תגיות: דיון, מיומנויות ניהול.