תהליך חשוב אם מופעל באופן נכון
הקדמה
להחליף דעות, להתייעץ, לקבל דעה שנייה הם מושגים מוכרים וחלק מחיינו. אנחנו עושים זאת בעסקים, בתא המשפחתי, עם חברים ויועצים לכל צורך שהוא.
כאשר המתודולוגיה מיושמת בארגון על ידי דרגי הניהול, כדאי לשים לב לכללי המשחק. נדרשת תשומת לב לדינמיקה שיכולה להתפתח ועלולה להכשיל את התהליך כולו.
המאמר יעסוק במספר תובנות הנוגעות ל"סיעור מוחות" ברמת הארגון, בשונה מתחקיר והפקת לקחים, שיחות חתך או דיון בהם עסקנו במאמרים קודמים ב"זרקור".
מהו סיעור מוחות?
סיעור מוחות הוא תהליך של חשיבה יצירתית בקבוצה, במגמה להגיע לפתרון בעיות ופיתוח רעיונות בנושאים בלתי מוכרים או לא שגרתיים בארגון.
תנאים להפקת התועלת המרבית
רקע
כל אינטראקציה בין בני אנוש מייצרת – מידע, תובנות, רעיונות ולעתים, גם מתח או שחרור מתחים. האינטראקציה יכולה להיות בנסיבות חברתיות או בארגון, באופן אקראי או מתוכנן.
לעתים, יש מצבים או פרופילים אישיותיים בהם עובד בודד, "מסעיר" את מוחו באופן עצמאי. לדעתנו ומתוך ניסיוננו המנגנון היעיל ביותר, הוא "סיעור מוחות" בין אישי בתהליך סדור ולאו דווקא כחלק מפגישה או דיון.
מחסומים וכללים
משתתפים בתהליך צריכים להיות משוכנעים שהמטרה נקייה משיקולים זרים וש"המשחק" איננו מכור מראש. לשם כך צריך להקפיד על הכללים הבאים:
- מנחה הדיון צריך להציג את הנושא ולתת למשתתפים לדבר.
- בנושאים מרכזיים וכבדים יש מקום לשקול לתת את ההנחיה לאדם שאינו מעורב – מתוך הארגון או מחוצה לו.
- מעורבות המנחה צריכה להיות בשני מישורים: לעשות סדר ולשכך את סגנון הדיבור. לשאול שאלות, כדי להבטיח שיהיה מיצוי מיטבי של התהליך ושסוגיות\עמדות שעלו מוצו עד תומן.
שני מחסומים עיקריים עלולים להתגלות בתהליך כזה:
- רמת הדיון – המוזמנים בעלי רמות ידע שונות בתחום, ויש מי שנרתעים לתרום או אטומים ליצירתיות.
- האגו – מאבק על "מי יזכה בקרדיט" יכול להוביל להעדר נכונות לתרום ולהתכנסות או, ברוב המקרים, לוויכוחים ללא תכלית.
מסרים עיקריים
- הגדר את הנושא שעל סדר היום ושלח מראש מצע לדיון וסדר יום.
- יש להבטיח הכנה מוקדמת של המשתתפים. לצורך זה ניתן להטיל מטלות על משתתפים, במסגרת סדר היום.
- לקבוע שלדיון יוזמנו נציגים ממספר יחידות בארגון בעלי עמדות ואינטרסים מנוגדים. מתוך הנחה שמנחה ה"סיעור" מכיר את האנשים, חשוב לבנות תמהיל אנושי מתאים המורכב מעובדים יצירתיים, דעתנים, מייצגים היבטים מקצועיים רחבים. רק כך אפשר יהיה "לצאת מן הקופסה" עם פתרונות ייחודיים.
- מנחה המפגש צריך לתת לאנשים לדבר ולהקשות בשאלות לדברי כול הנוכחים.
- מנחה הדיון אינו מציג את דעותיו בפתיחת הדיון או במהלכו.
- אם לא מתגבשת הסכמה או שהדיון לא מימש את הציפיות, או כאשר הנושא מורכב ומסובך, עדיף לזמן מפגש נוסף, או נוספים. במקרה כזה יש להטיל "שיעורי בית" לקראת המפגש הנוסף.
- עדיף לא למהר להחליט. אפשר להסתפק בריכוז העמדות שהושמעו.
סיכום
סיעור מוחות יכול להתקיים בכל מסגרת ארגונית – שיחות מסדרון, דיון, או אפילו התכתבות. המאמר הזה, מבחינה מתודית, מתייחס למסגרת המיועדת ליצור "חשיבה פורצת דמיון" עם ההכנות והתוצרים המתבקשים מכך.
עבור מנהל חדש שבא מחוץ לארגון תוצר לוואי של סיעור מוחות הוא יצירת הזדמנות לזהות את הדינמיקה המתקיימת בין העובדים בארגון, מבחן התרבות הארגונית וזיהוי בעלי "האגו הנפוח".
תגיות: סיעור מוחות, ניהול