הפרדת רשויות – מהלך הכרחי גם בארגון עסקי

שילוב תהליכים ארגוניים כאמצעי להבטיח איזונים ובלמים בארגון.

הקדמה

לפני כ-300 שנה הגה פילוסוף צרפתי בשם מונטסקייה את התפיסה לפיה הפרדה בין שלושת רשויות השלטון – הרשות המבצעת, המחוקקת והשופטת – הנה הדרך הנכונה להבטיח מערכת שלטון מאוזנת ברמת המדינה.

מערכת מאוזנת משום שמתן סמכויות בלעדיות לכל רשות מייצרים פיקוח ובקרה הדדיים בין שלושתן ומונעת יצירת מוקדי כוח בלעדיים בידי רשות אחת.

יש מדענים וחוקרים הטוענים שכוחות השוק מאזנים זה את זה – הפרקטיקה מוכיחה שזה לא תמיד נכון, כך, אגב, גם בהפרדת רשויות.

ההקדמה הארוכה הזאת באה לתמוך בעמדה ששילוב תהליכים בארגון ו"מאבק חיובי" בין יחידות משנה ובעלי תפקידים בארגונים, מייצרים איזונים ובלמים טבעיים וכך מאפשרים לדרגי הניהול לקבל החלטות מקצועיות וראויות יותר.

בכך נעסוק הפעם.

התפיסה – הלכה ומעשה

ליום עיון שיועד לקמ"נים עסקיים בתאגיד מוכר וגדול החליט המנחה להזמין גם אנשי כספים, מחקר ופיתוח, שיווק ואבטחת מידע.

יום העיון הוקדש לתרומתו של המודיעין העסקי לתהליך קבלת החלטות בניהול מכרז, והמנחה העריך שחשוב לשתף ולקבל את עמדתם של כל השחקנים בתהליך.

הוא לא טעה.

לאחר מצגת מתודית קצרה של המנחה נתנה רשות הדיבור לנוכחים. להלן שתי טעימות להמחשה מאותו יום עיון:

יחסי גומלין מו"פ ומכירות

אנשי מכירות תארו את זירת המסחר בה הם פועלים ואת המוצרים עמם הם מתחרים. אחת המסקנות שהעלו הייתה ששיפורים טכנולוגיים יכולים להיות "שוברי שוויון" בתחרות ולא רק מחיר המוצר.

הוצגה דוגמה אשר חייבה התייחסות אנשי המו"פ והייצור.

לכל פיתוח וייצור יש מחירים – בכסף וזמן, מותנה כמובן בהיקף הדרישה. "תיקון קוסמטי" במוצר קיים כרוך בהוצאות, קל וחומר כאשר מדובר בשיפור טכנולוגי מהותי.

ככל שהרעיון של אנשי המכירות ישמע חיובי ולגיטימי הוא מייצר מתח בין הנוגעים בדבר. מתח חיובי כל עוד הוא מתקיים באופן מאוזן, מרוסן וענייני ומתח שלילי אם צד אחד מוביל קונפליקט מערכתי.

  יחסי גומלין מכירות והמערכת הכספים

ביום העיון האמור התעורר וויכוח בין איש מכירות לכלכלן ואיש כספים לגבי אחד מן המכרזים.

תפקידה של יחידה עסקית למכור מוצרים. לא תמיד השורה התחתונה או שורת הרווח עומדת לנגד עיניה. אבל, מרכיבים אלה הם החשובים לכלכלנים ולמערכת הכספית.

יש שיחידה עסקית, במכרזים מסוימים, מכריזה על "חייב לנצח" (MUST  WIN), משמעותה "זכייה במכרז בכל מחיר". את האישור אם לקבל או לדחות את ההגדרה הזאת יקבל המנכ"ל.

אנשי המכירות רוצים למכור "בכל מחיר" המערכת הכספית ממונה על הקופה ורווחי החברה. בסופו של יום חברה צריכה להרוויח ולשם כך מכתיבה ההנהלה הראשית את שולי הרווח ההכרחיים.

המתח בין שני הגורמים לעיל הם המבטיחים ויוצרים את האיזון בין אינטרסים, שהם, כביכול  מנוגדים.

סיכום – איזונים וריסונים

תכליתה של עבודת מטה תקינה בארגון היא להבטיח שמקבלי החלטות יקבלו את כל המידע, הניתוחים, התובנות והחלופות בנושאים העומדים להכרעה.

לעבודת מטה משופרת יכולים להיות גם ערכים מוספים נוספים: בקרה על פעילות הארגון ויצירת תנאים לחדשנות ופיתוח עסקי.

עבודת מטה תקינה תתאפשר רק אם יתקיים מאזן כוחות שקול, לא בהכרח שוויוני, בין הגורמים השונים בארגון.

גורם כוחני או מערכת המתקיימת באווירה של כוחנות לא תאפשר אופטימיזציה של עבודת המטה. מערכת האיזונים והבלמים בין תתי-המערכות בארגון אמורה להבטיח זאת.

תפקידה של ההנהלה, ובדגש על המנהל הכללי, להיות מודעים לאמור ולפעול לנטרול הגורמים הפוגעים באיזון הארגוני, או לייצר "גורמים מייצבים" חיצוניים.

אחת האפשרויות היא הקמת גורם מטה "על"  ברמה בכירה ובכפיפות ישירה למנכ"ל שביכולתו ל"זכך" את האינטרסים ולהביא להחלטת מנכ"ל תמונת מצב מאוזנת ובלתי תלויה.

תגיות: מודיעין, איזונים ובלמים, קבלת החלטות