הקדמה
"זמן", "תזמון" ו"עיתוי" הנם שלושה מושגים שונים.
עסקנו בעבר בממד "הזמן" והשפעותיו על תהליכים ארגוניים ובמאמר זה נעסוק בקצרה במושג "תזמון" ובעיקר בנדבך חשוב, ולעתים קריטי, בחירת "העיתוי" בתהליכי תכנון וניהול.
תזמון
זהו מושג שרווח בעיקר בהקשר לניהול פרויקטים בכל התחומים, אך לא רק. תזמון מתייחס לסדר הפעולות שמטרתו להביא לתשואה המיטבית / פעולה תקינה.
לדוגמה: בפרויקט בניה, אי אפשר לבצע את יציקת הבטון לפני שהסתיימה קשירת הברזלים והתבנית (תפסנות). בתכנית פרסום, לא מפרסמים מוצר מזון חדש לפני שהושלם פיתוחו.
דוגמאות להמחשת סוגיית העיתוי
במסגרת תהליך התייעלות החליט ארגון לצמצם את מצבת העובדים ולהפסיק את עבודתם.
תהליך כזה הנו מורכב ומחייב תכנון לגבי המשרות שיבוטלו, פונקציות שיאוחדו, שינוי בתהליכי עבודה, עלויות התהליך ועוד.
האם עיתוי הפיטורין נכנס לתהליך התכנון? האם בחירת המועד לוקחת בחשבון רגישויות כגון לפני\אחרי חג? רגישות אינדיבידואליות – אישה חד הורית או בהריון? גבר לפני ניתוח קשה?
אתם מקיימים משא ומתן – מכל סוג שהוא. הצבתם לעצמכם מטרה ואתם יודעים לאן אתם רוצים להגיע. יש לכם תכנית, טיעונים, עמדות בסיסיות וקווים אדומים – בצד כל אלה וכחלק מהתמרון שיתקיים בתהליך אתם חייבים לתכנן באיזה עיתוי אתם, למשל, מוציאים את "נשק יום הדין" ותוקפים את הצד השני, או מציעים פשרה.
לסיכום – מתי עושים מה ובאילו נסיבות יכול להיות גורם מרכזי בהצלחה או כישלון בתהליך כולו.
מסר עיקרי
"העיתוי" הנו גורם מרכזי בכל תהליך של תכנון והוא חשוב לא פחות מניתוח והקצבת הזמן הנדרש לביצוע ותזמון הפעילויות בסדר הנכון.
אין לנו מידע בדוק אך נראה שבמקרים רבים (למעט בשירותי צבא וביטחון, רפואה ונושאים בעלי מאפיינים קריטיים) הכותרת "עיתוי" איננה מופיעה בתכנית הפעולה!
איך עושים זאת
מהותו של תהליך התכנון שהוא בא להבטיח חשיבה ועבודת מטה סדורה בטרם קבלת החלטה על מנת להבטיח אופטימיזציה של הביצוע לאחר קבלת ההחלטה. במילים אחרות – דרך לחסום פעולה אימפולסיבית העלולה להסתיים בכישלון.
בתהליך התכנון מתבצעים בדרך כלל תתי התהליכים הבאים:
- הגדרת יעדים ותוצאות מקוות\רצויות
- מיפוי הגורמים המעורבים – פנימיים וחיצוניים – והתייחסות לגבי מעורבותם, או השפעותיהם, על התהליך והתוצאות.
- חלופות לדרכי פעולה – יתרונות וחסרונות לכל חלופה, ניתוח סיכונים מול סיכויים והמלצה לחלופה המומלצת.
- שלבי התהליך, תזמון פעולות, ונקודות בהם ניתן לעצור את המהלך.
- עלויות ומשאבים הדרושים לצורך ביצוע התכנית
- נושאים נוספים על פי מאפייני הארגון, סביבת הפעילות, הגורמים המשתתפים, היעדים ועוד.
התוצר הסופי של תהליך התכנון הינו "תכנית" לאישור דרגי הניהול המתאימים. אלה יכולים, כמובן להחזיר את "התכנית" לשולחן המתכננים.
לכל תכנית צריך שיצורף נספח ובו "לוחות זמנים" לביצוע אשר יתכלל את שאר הגורמים בתכנית כולה ויקבע איזה פעולות תבוצענה כ"טייס אוטומטי" ואיזה פעולות מחייבות דיון או החלטה.
סיכום
הכתוב במאמר הנו טריוויאלי לאנשים עם רקע צבאי / ביטחוני ודומיו.
האמור לעיל הנו הא'-ב' של המושג "עבודת מטה". אין מסיימים עבודת מטה מבלי להתייחס ללוחות זמנים ולעיתוי הפעילויות המתוכננות.
במאמר זה עסקנו והתייחסנו לחשיבותו של "העיתוי" בעולם התעסוקה והארגונים, ולא די באלה.
הממד הזה מרכזי גם בחיי הפרט, בהתנהלות השוטפת של כל אחד מאיתנו, בכל תחומי החיים ובכל אשר נפנה.
תגיות: ניהול