ארגון וניהול אירוע אד-הוק

 ניתוח אירוע – הבחירות לרשויות המקומיות 2018 

הקדמה

ב – 30.10.18 התקיימו בישראל בחירות לרשויות המקומיות. משרד הפנים ארגן וניהל את הבחירות באמצעות "מנהלי בחירות" מקומיים, שמונו על ידו בכל אחת מהרשויות המקומיות ובהתאם לנוהלי עבודה שהכתיב.

כדרכנו, עקבנו מקרוב אחרי האירוע, צפינו בתקלות ארגוניות שהתרחשו מול עינינו, וניסינו להפיק מהם תובנות בהקשר הניהולי הארגוני הכללי. בכך יתמקד מאמר זה.

מאפייני האירוע

יום הבחירות הנו בעל מאפיינים המזכירים ודומים לאירועי ניהול אוניברסליים וניתן ללמוד ממנו רבות:

• אירוע חד פעמי אשר חייב להתחיל ולהסתיים במועד והוא חייב להצליח בהיבט הארגוני. (אירוע השקת מוצר, אך גם חתונה, מסיבת חנוכה או טיול לעובדים).
• ה"לקוחות" לא תמיד מעוניינים להגיע וכשהם מגיעים הם קהל שבוי חסר אלטרנטיבות.
• צוות העובדים שמפעיל את האירוע מגויס בדרך כלל במיוחד לקראתו, חלקו מקבל שכר וחלקו פועל בהתנדבות.
• הפעלת האירוע היא במגבלות תקציב.
• קיימות מגבלות חוקיות שמכתיבות חלק מתהליכי העבודה. 

דגשים ותובנות

• בחירת המקום (המבנה והחדר או החדרים בתוכו).

חובה מבנה נגיש, חדרים בגודל מתאים, תאורה, מיזוג, ריהוט, שירותים (WC) קרובים וכדומה.

נדרש שיקול דעת מיוחד לגבי מיקום המבנה וחנייה זמינה.

• סימון המקום בצורה ברורה.

ה"לקוחות השבויים" בדרך כלל חסרי סבלנות. סימון לקוי של המקום, מזמין תקלות בהגעה. לעתים תהיה נטישה. במקרים אחרים צפו להפגנות שונות של סממני אי שביעות רצון

• טיפול שוטף במקום בזמן האירוע

לתכנן מראש בעל תפקיד שתפקידו לטפל בבעיות אחזקה וניקיון שוטפות.

• הדרכה

הדרכה יעילה של הצוותים, נושאת תשואה משמעותית ומבטיחה יכולת לתפעל את האירוע במינימום תקלות. ההדרכה צריכה לכלול גם טיפול ב"מקרים ותגובות" ואספקה של "פנקס כיס" או כרטיס עקרונות הכולל את עיקרי התורה.

• Help desk

כל בעל תפקיד צריך להיות בעל יכולת לפנות למוקד תקלות שיהיה זמין ובעל יכולות לתת מענה לפערי חוסר ידע, לפתרון בעיות ולהשלמת אמצעים.

• עזרים ואמצעים

צריך לתכנן כמות מספקת של עזרים ואמצעים.

חובה לבצע בדיקה כפולה, ובנוסף בקרה, של העזרים והאמצעים לפי התקן שנקבע.

לגלות לאחר פתיחת קלפי שלא נופקו פתקי הצבעה של רשימה מסוימת, בעיה גדולה… תארו לעצמכם חתונה שעל חלק מהשולחנות אין סכו"ם. תארו לעצמכם אירוע לעובדים במהלכו מוענקות ערכות שי שבחלק מהן חסר משהו.

• מחשוב

הקמת מערכת מחשוב ייעודית לאירוע אינה רצויה.

אירוע שמאפייניו שורטטו לעיל אינו סובל שיבושים והפתעות. לכן, אם רוצים להשתמש במערכת מחשוב, זו צריכה להיות מערכת ידידותית שנבדקה שוב ושוב, לרבות יכולת תפקוד במצבי עומס קיצוני.

• "קיפול" האירוע

קיפול של כל אירוע בכלל ואירוע חד פעמי בפרט מחייב היערכות מראש. סיום האירוע בדרך לא נכונה יכול לגרום לנזקים רבים.

• בקרה

נדרשת בקרה שוטפת במהלך האירוע. הבקרה צריכה להתקיים במספר ממדים שהוערכו מראש כבעלי פוטנציאל לתקלה או כשל. תוצאות הבקרה חייבות להגיע באופן שוטף למנהל האירוע.

סכום

ניתוח האירוע המתואר לעיל מציג רשימת תיוג מפורטת ויכול לשמש מודל לארגון וניהול פעילויות בעלי מאפיינים דומים.

על מנת להביא אירוע, מסוג זה, לסיומו המוצלח, במינימום תקלות ושיבושים, המסרים העיקריים שלנו הם:

תכנון קפדני, לרבות ניסוח סדרי עבודה חלוקת משימות ואחריות.

הכנת התשתיות (המקום / מקומות) והתאמת האמצעים והכלים הנדרשים.

הכשרה והדרכת צוותי העבודה.

קיום פונקציה של "מנהל תפעול" בעל כישורי ארגון והפעלת אנשים באירוע לחוץ המחייב רף הצלחה גבוה.

פונקציית הבקרה בשלבי התכנון והביצוע של האירוע חייבת להיות נפרדת מזאת האחראית לניהולו.

תגיות – ניהול, בקרה, הדרכה