הקדמה
בחודש אוקטובר 2017 פרסמנו ב"זרקור" מאמר תחת הכותרת "הפגישה".
המאמר עסק, בעיקר, באינטראקציה הבינאישית במהלך פגישה ומעט מאוד בהיבטים "טכניים", כמו מיקומה.
שני אירועים שחווינו לאחרונה מביאים אותנו להפיק מאמר זה העוסק בבחירת המיקום – לאו דווקא בפגישות עסקיות.
הגדרה ותיחום הנושא
לכל פגישה בין בני אנוש יש מטרה כלשהי – לבלות בוקר נעים עם חברים, לקיים משא ומתן על רכישת דירה ועוד ועד אין סוף מטרות.
פגישות מתקיימות בשדות תעופה, בתי קפה, בתי מלון מפוארים וגם במקומות אפלים.
המבחן הינו בהבנת הצורך לעשות את ההתאמות הדרושות בין מטרת הפגישה, משתתפיה, הרקע התרבותי שלהם והמקום המתאים ביותר על מנת להגיע לתוצאות המצופות ללא הפרעות סביבתיות.
הבעיה הבסיסית היא בהגדרה של מטרת הפגישה והמתבקש מכך על מיקומה.
התיישבנו במקום מומלץ ואיכותי, מכל היבט שהוא, אלא שבבוקר נפגשות שם אימהות ותינוקות לאחר לידה (בוכים ורועשים). המקום לא אפשר לקיים מפגש שקט ולאחר זמן קצר נטשנו.
כאשר הפגישה מחייבת סביבה שקטה ואינטימית ללא רעשי רקע ותנועה של אנשים, לא בוחרים מקום רק משום שאיכות הקפה והתפריט הם הגשמת חלומו של המזמין, או גם של המוזמן.
המשמעות היא שתנאי המקום והתאמתם לאופי הפגישה, הם המכתיבים את הבחירה.
רשימה בסיסית של גורמים משפיעים
"בארגז הכלים" לבחירת מיקום לפגישה אנו מציעים את הנקודות הבאות:
תנאים מכתיבים
- מי האורח\המוזמן ומהי מטרת הפגישה.
- האם יש דרישות מיוחדות של משתתף/פים (כשרות, דיסקרטיות וכד').
- מה משך הפגישה הצפוי.
- מספר המשתתפים וכמה מהם, יוצאים – נכנסים תוך כדי מהלך הפגישה.
- האם יהיה שימוש באמצעי עזר – לפטופים, מסמכים וכמויות.
- האם צריך להזמין מקום מראש? מומלץ להזמין מקום מראש בכל מקרה, משום שרק כך יתברר לך שהמקום סגור לרגל שיפוצים – מקרה אמתי.
תנאי המקום
- מיקום גאוגרפי מתאים למזמין ולמוזמן.
- זמינות חנייה.
- מבנה מקום הפגישה והיכולת "לתפוס פינה" שקטה.
- אופי הקהל המבקר במקום בזמן המיועד.
- שעות לחץ מול שעות שקטות.
- מענה הולם להזמנת כיבוד (קפה, מסעדה ואם כן איזו ומשך השירות).
- נוחיות הישיבה – גודל השולחנות.
סיכום
לקחנו נושא טכני, שולי לכאורה, וניפחנו אותו למאמר? כך זה נראה, אך בחיים "אלוהים נמצא בפרטים הקטנים", ושווה ללמוד.
זאת תקלה אמתית אם אתה קובע פגישה, אתה והמוזמן שלך מגיעים ממרחקים ואתם נפגשים מול דלת סגורה.
לא כך מתחילים פגישה חשובה.
תגיות: הפגישה, מודיעין