הקדמה
באמצע שנות השמונים של המאה הקודמת "פרצה" לארץ התורה של הכשרת מנהלים באמצעות הפריזמה של "ניהול זמן".
לאחרונה הנושא חזר לסדר היום של יועצים ארגוניים ואחרים המציעים סדנאות בתחום, גם אם במסגרת פחות יומרנית.
במאמר זה נציג בקיצור נמרץ ובכותרות את סט הטיפים על ניהול וממד הזמן.
נדבכי התפיסה
כל עובד, קל וחומר הנושא במשרה ניהולית, נמדד על פי הישגיו ותוצאות עבודתו ולא על פי המאמצים שהוא משקיע. זאת צריכה להיות תפיסת העולם הבסיסית של כל ארגון.
האדם, באשר הוא\היא, מקיים גם מערכת נוספת ונפרדת לעבודה. אלו הם חייו הפרטיים – משפחה, חברים, לימודים, תחביבים ועוד.
חלוקת הזמן וניהולו נשענים על שני נדבכים אלה.
הזמן הינו "מוצר יקר וחסר" לכולם והוא יקר מאוד לנושא במשרת ניהול, לכן, צריך לנהל אותו בשום שכל.
עיקרי התורה
לתכנן
הזמן הינו גורם משפיע, אמצעי, להשגת מטרות ויעדים.
הגדירו את היעדים והתוכניות שלכם – תכנון לטווח מידי, תכנון לטווח קצר, ותכנון לטווח ארוך.
תעדוף משימות והאצלת סמכויות הינם אבני יסוד בתכנון. אל תשתתפו בפגישות שאינן חשובות, או שילחו מישהו אחר במקומכם.
תחליטו על מקומכם בכל מצב ואירוע של הארגון. לעיתים מוצדק שלא להיות בקדמת הבמה. תשאירו לאחרים וחסכו מזמנכם היקר.
להישען על מערכת תומכת
הפעילו מערך תומך בתהליכי העבודה – קבעו שיטה אינדיווידואלית להתמודדות עם הצפת חומר.
גייסו את הכלים הטכנולוגיים לצורך טיפול במידע, ושגרת עבודה – תזכורות, סיוע בהכנות לקראת פגישות ודיונים ועוד.
הסתייעו בעובדים אשר יסייעו בקיצור וייעול הפעילות שלכם.
בנו מערכת יחסים ואמון עם עובדים להם תוכלו להאציל סמכויות ונתחי עבודה.
לחשוב
למדו לנהל את עצמכם – כדי לעשות נכון את התכנון והפעלת המערכות המסייעות לכם לבצע את משימותיכם ואנשיכם, אתם זקוקים לזמן מחשבה וזה לא בזבוז זמן.
לשם כך אמצו מספר סיסמאות מוכרות – האויב של הטוב הוא הטוב ביותר. תרגלו את עיקרון ה- "20\80" (עיקרון הפארטו). לא תמיד יש הצדקה להשקיע מקסימום זמן ומשאבים על משימה שאיננה מאוד קריטית.
עצרו רגע לפני שאתה מרגיש לחץ בחזה.
סיכום
אנחנו מכירים מנהלים צנטרליסטים שרוצים לדעת הכול, להיות מעורבים בכל ולשלוט בכל. המושג של ניהול זמן איננו מסתדר כל כך עם דנ"א כזה.
ההתנהלות הנכונה היא להיות צנטרליסט במקום שהדבר מחייב זאת (נושאים בעלי חשיבות עליונה) ולבזר סמכויות במקום שאפשר.
כדי להחליט מה חיוני ומה פחות חיוני בסדר היום שלכם, מתחייבת חשיבה. לכן, המסר העיקרי בנושא ניהול זמן הינו – מחשבה ותכנון מראש.
תגיות: ניהול זמן