הקדמה
הזמן הינו המצרך היקר ביותר של המנהל.
אין חולקים על אמירה זאת, ובמשתמע, מבחנו הראשון של המנהל הוא – לנהל את הזמן שלו עצמו!
הכלים העומדים לרשותם של כל המנהלים, ברמות השונות, קל וחומר של המנהל הבכיר, מגוונים: קריאת חומר, זמן מחשבה בדלת סגורה, פגישות אקראיות עם עובדים בקפיטריה, פגישות עם יועצים ומומחים, דיונים, ביקורים על "פס היצור", זימון "שיחות חתך" עיתיות ועוד.
בחירת הכלי והשיטה היא פונקציה של הגדרת הצורך, השקעת הזמן הנדרשת מול התוצאה המצופה ואפקטיביות השיטה.
עדיף לסגור עניין ב – SMS מאשר לקיים שיחת טלפון ממושכת.
בחיי ארגון יש מצבים המחייבים טיפול בתהליך מורכב, ארוך, עתיר "עלויות", זמן ובעל משמעויות אסטרטגיות ארוכות טווח – במקרה של הצלחת התהליך או כישלונו.
המאמר יעסוק בהגדרת מצבים כאלה ועקרונות השיטה.
הגדרת הצורך
ארגון, במסגרת הרחבה שלו, או יחידות משנה באותו ארגון, או שותפים בארגונים שונים – כל אלה עשויים להגיע למצב (מתוכנן מראש או כתוצאה מאילוץ) המאופיין בדילמות מקצועיות וניהוליות מורכבות וחשובות\קריטיות ובעלות השלכה על ציבורי עובדים, עתיד הארגון, פעילותו ועמידה ביעדיו.
תהליך כזה לא ניתן לנהל בשיטות המקובלות ומחייב הערכות מיוחדת.
באתר "זרקור" הופץ מאמר המדגים את הצורך ודרכי הפעולה: עיצוב תרבות ארגונית במוסד 1989-1990 .
חברות ויועצים ארגוניים עושים, לאחרונה, שימוש במושג "המרחב הפתוח". במאמר זה נאמץ, גם אנו, את המושג הזה.
"המרחב הפתוח" – עקרונות השיטה
הרציונאל
שיטה ותהליך שנועדו לגבש פתרון מעשי, המקובל על כל המשתתפים (מתוך נכונות או השלמה) בנושא חשוב ומורכב שאין עליו תשובה פשוטה והוא מעסיק את בעלי העניין ומחייב גיבוש דרך פעולה.
הנחות יסוד של שיטת "המרחב הפתוח":
- אין פתרון מוסכם לבעיה או נושא המטרידים את הארגון ויש בעלי עניין רבים ומגוון דעות.
- שהאקלים הארגוני מעודד יוזמה, אחריות אישית ומחויבות .
- שהתהליך יביא לגישור על פערים, נטרול התנגדויות, מחויבות להחלטות הסופיות.
- שהשיטה תביא להצפת רעיונות יצירתיים המשקפים את מירב ההיבטים ולטובת הכלל.
תקציר עקרונות
ברוב המקרים תהליך כזה יתוכנן ויונחה על ידי גורם מקצועי חיצוני: ראשית, זהו תהליך מקצועי ייחודי, ושנית, זאת דרך לנטרול חששות מ"משוא פנים" של צד זה או אחר.
במרחב הפתוח יושבים זה לצד זה בכירים וזוטרים, ללא מחיצות היררכיות או אחרות, אף אפשרי שעובד זוטר יוביל צוות זה או אחר, בקבוצה בה משתתף המנכ"ל.
הישיבה היא בקבוצות דיון. כל אחת וכל אחד מביע בצורה חופשית את דעתו. יתר על כן אדם יכול לנוע מקבוצה לקבוצה ולהתבטא באופן חופשי בכל אחת מהקבוצות.
מספר הקבוצות אינו מוגבל ולמעשה ניתן לקיים דיון מסוג זה אף בהשתתפות משתתפים רבים.
תנאים להצלחת השיטה:
- מחויבות ההנהלה לליווי ולקבלת התוצאות של התהליך.
- שמירה על רצף התהליך. מניעת הפסקות וגרירת רגליים.
- שקיפות כלפי כלל המעורבים וזאת על ידי דיווח שוטף והפצת עדכונים.
סכום
המאמר עוסק בצורך ומציג מתודולוגיה שאינם שכיחים ביום יום. יש ארגונים שכלל אינם מגיעים למצב המחייב אותם להיכנס לתהליך כזה ויש כאלה שמאמצים "מיני תהליך".
חייבים להדגיש – ההצלחה איננה מובטחת ובסיומו של תהליך כזה יכולים להישאר פגועים רבים בשטח.
ארגונים בהם שדרת הניהול סובלת ממעמד נחות צריכים לחשוב היטב על הסיכונים בתהליך
השימוש בשיטת המרחב הפתוח מחייב את הנהלת הארגון לאומץ ארגוני ואת מובילי התהליך לשקיפות מלאה לאורך התהליך כולו. השיטה מצליחה כאשר המנהיגות משתוקקת לקבל פתרונות יצירתיים, לא שגרתיים, המבוססים על "חכמת בעלי העניין כולם", ובסוף מאמצת אותם גם אם לא התכוונו לכך.
תגיות: ניהול, מרחב פתוח, דיון, תרבות ארגונית