חוויה ניהולית ראשונה
הקדמה
אנחנו, באתר "זרקור" פועלים להקנות ידע בנושא מיומנויות ניהול במגוון הרחב ביותר. אנו מניחים שקוראינו מפיקים תוצרי לוואי מקריאת המאמרים על ידי הפריה וחשיבה נוספות – כל אחד מתוך ניסיונו, תחום עיסוקו והתעניינותו.
מי לא נתקל לפחות פעם אחת בחייו במנהל ש"מכיר מצוין" את הארגון שהוא מנהל, ואינו מבין למה העסק נופל.
לפני זמן מה שיתף אותנו אחד מקוראינו הוותיקים בחוויה ניהולית ראשונה שלו, יש לציין חוויה אוטנטית, ואנו מוצאים לנכון לשתף, בשפתו, גם אתכם בסיפור ותובנותיו.
סיפור המעשה
"ברים ובתי קפה היו הבית השלישי שלי במשך שנים רבות. העולם הזה היה מוכר לי מאוד אך כבליין ולא כנושא באחריות ניהולית. מאוד הופתעתי, בוקר בהיר, לקבל פנייה מידיד מבוגר, בעלים\זכיין של רשת מוכרת אשר הציע לי לנהל לו את בית הקפה".
"התניתי את כניסתי לתפקיד, בכך שאגיע לבית הקפה ליום שלם של צפייה והתבוננות. הפונה עיקם את פניו אך לבסוף הסכים לתנאי".
תחנה ראשונה
"לאחר 18 שעות תצפית ותיעוד, ומבלי להתערב בנעשה, הגעתי לממצאים הבאים:
- הצוות איננו עובד בהרמוניה ואין סינרגיה בין העובדים.
- הזכיין אינו יודע מה קורה אצלו בעסק. אין לו בקרה על תנועת המוצרים – מה נכנס ומה יוצא. ובמשתמע, הערכתי שיש גנב בעסק.
- בעיות היגיינה וניקיון.
- ליקוי או העדר הדרכה לצוות העובדים הגורמים לרמת שירות לקוחות נמוכה ולפחת מוגבר.
"נפגשתי עם הזכיין כדי לדווח לו על הממצאים. הזכיין נעלב נכנס למגננה, טענתו הייתה שהכול אצלו בעסק מושלם, שאין אצלו גנב וכו'…".
"הוא ביקש ממני להיכנס לתפקיד ואני הגשתי לו הצעה נגדית. אני מוכן לקחת על עצמי את התפקיד לחודש ימים כדי להעלות את המקום על הפסים הנכונים. אמשיך רק אם ייתן לי גיבוי".
לאחר שהסכים הבטחתי לו שאפעל לייעל את תהליכי העבודה, לשמור על בית קפה רווחי ואשאיר לו ספר "נהלים והדרכה"
"כך היה וכך נחתם ההסכם".
התחנה השנייה
כאשר ניגשים לעסוק בשיפור תהליכים ארגוניים, יש כאלה שניתן לטפל בהם באופן מיידי, ללא הכנות מיוחדות, ויש כאלה המחייבים לימוד מעמיק והכנות.
"כדי "לעבוד לפי הספר" צריך תחילה שיהיה ספר! ובמהלך החודש אמנם השלמתי כתיבה של מסמכי עבודה – נהלים בשפה בירוקרטית".
"במקביל להכשרת הצוות, תדרוך יום-יומי ושיחות עם העובדים – במטרה לשפר את תפקודם ואת רמת השרות, ההיגיינה, הניקיון ועוד, צללתי לתחומים המחייבים לימוד מעמיק".
"רפרוף בספרי החשבונות, במחשבי ההזמנות, וביומן הנוכחות העלו ממצאים מדאיגים של אי סדרים. השיא היה כאשר, באחד הימים, לאחר השוואה בין דו"חות המלאי אל מול דו"חות ההזמנה ודו"חות המכירה גיליתי שחסרה עוגיית אלפאחורס אחת. לאחר בדיקה נוספת התברר: שאכן עוגייה אחת נעלמה מן הרדאר: הוזמנה, לא נמכרה ולא קיימת במלאי".
"השלב הבא היה: הלכתי לצפות בהקלטות של מצלמות האבטחה שבועיים לאחור והתוצאה לא אחרה להגיע…..הממצא היה בעל אופי פלילי ונעצור כאן".
מסרים עיקריים
- אדם אחד מוכשר, נבון, חכם וחרוץ ככל שיהיה, לא מסוגל להיות גם הבעלים, גם המנהל, גם מדריך הצוות וגם……וזאת בעסק, שמעסיק עובדים במשמרות, שנותן שרות למאות לקוחות ביום, שמגלגל מאות אלפי ₪ בחודש ופתוח לקהל 16 שעות ביממה 7 ימים בשבוע.
- על מנת לשמור על מסגרת תקינה של יעילות ויחסי עבודה בארגון יש צורך בשלושת האמצעים הבאים: תרבות ארגונית המחברת את העובדים לפעול בצוותא למען אותו יעד, סדרי עבודה ו\או נהלים כתובים ומערכי פיקוח ובקרה. עובדים אשר חשים בהפקרות ינצלו הפרצה כדי לעשות ככול העולה על רוחם – לרבות מעשים פליליים.
- וברמה האישית ובהתייחס ל"חטא היוהרה" – יש שני משפטים מוכרים בפולקלור והתרבות הישראליים\יהודיים: "מכל מלמדי השכלתי" והשני "מטאטא חדש מטאטא טוב".. זהו השיעור שהזכיין היה צריך להפיק ממפגש מקרי עם אדם צעיר בעל פוטנציאל ניהולי.
תגיות: יצרים בניהול, ניהול, עסקים קטנים ובינוניים, יוהרה