מבוא
בזרקור מחודש ינואר 2018 פרסמנו מאמר בשם "הדיון – עקרונות ונקודות למחשבה ויישום".
הדיון, כמו עוד מספר מיומנויות ניהול, עבר שינויים ותהפוכות עם התקדמות מדעי הניהול והאמצעים הטכנולוגיים המתקדמים.
במאמר הנוכחי נציג טכניקת דיון שקיימת כבר מספר שנים אולם הייתה נחלת ארגונים גדולים וחייבה השקעות רבות. כיום, באמצעות הטכנולוגיה העכשווית ניתן ליישם אותה גם בארגונים קטנים, לעיתים אפילו בחינם.
"שיחת ועידה בוידאו" או – video conference – 'VC'
בעולם הניהול המסורתי התקיימו דיונים בחדרי דיונים כשכל משתתפי הדיון נוכחים ויושבים סביב שולחן כשבראשו מנהל הדיון.
אם רצית לקיים דיון עם אדם שאינו בסביבה הגאוגרפית הקרובה, היה צריך לזמנו במיוחד. לעתים נסעו אנשים מרחקים גדולים כדי להשתתף בדיון שנמשך שעה, לעתים ויתרו על נוכחות משתתף שחיוניותו למהלך הדיון נחשבה לפחותה.
התפתחות יישומי המחשב, התקשורת (לרבות תקשורת סלולרית) והצילום הדיגיטלי, זימנו לנו את ההזדמנות לקיים דיוני VC שמאופיינים בכך שכל משתתפי הדיון יכולים לראות ולשמוע זה את זה.
בקלות רבה יחסית ניתן לזמן ולקיים דיון רב משתתפים גם אם הם מצויים במקומות שונים.
התפתחות יישומי סלולר מאפשרת לקיים דיונים מסוג זה אף כאשר חלק מהמשתתפים אינם נמצאים בהכרח ב"מתקן" קבוע.
העלויות זניחות ומרבית ההשקעה היא בציוד קבוע ובר קיימא שניתן להשתמש בו עוד ועוד, לשימושים מגוונים ובכלל זה הדרכה פרונטאלית אינטראקטיבית ועוד.
היתרונות
היתרונות של דיונים בשיטה זו ברורים:
- גמישות הפעלה – דיון עם אנשים בכל מקום ובכל זמן.
- חסכון – בזמני נסיעות וחסכון בעלויות נלוות ( רכב, טיסה, מלון וכד').
- הגדלת הפריון.
חסרונות / בעיות
- תיעוד האירוע וההחלטות שהתקבלו מחייב התארגנות מראש. יש מקרים בהם אין תיעוד וכל משתתף "זוכר את מה שמתאים לו".
- בגלל מגבלות המערכות משתתפי הדיון חייבים להקפיד על תרבות דיבור, ובעיקר לא להיכנס אחד לדברי השני כי בתרחיש כזה כולם לא מבינים כלום.
- נדרש לוודא מראש שכל משתתפי הדיון מצויים במקום בו קיימת תקשורת באיכות מתאימה ויישום המאפשרים את הדיון לרבות קבלת חומרים לפני ובמהלך הדיון.
דגשים למנחה\מנהל הדיון
יש לוודא שהמשתתפים נמצאים בסביבה המאפשרת קליטה, עבודה ללא הפרעות, קליטת חומר לפני ותוך כדי הדיון, וציוד הכרחי – טאבלט עם מסך בינוני או יותר מזה למשתתפי קצה ומסך גדול למשתתפים שנמצאים באתרים מרכזיים.
לקבוע מראש מי אחראי לרישום פרוטוקול והחלטות, לתיאום בין המשתתפים, להפצה ומעקב.
כאשר משתתפי הדיון נמצאים ב'אזורי זמן' שונים צריך להתחשב בעת קביעת מועד הדיון גם בגורם זה.
השיטה לא שמה קץ לדיון המסורתי. זה עוד כלי לרשות המנהל בארגון. אדרבה יתכנו מקרים שקיום דיון מסורתי מהווה יתרון וצריך לעמוד על זה גם אם צריך להביא אנשים מ"ארבע קצוות תבל".
כללי ניהול הדיון זהים לאלו של הדיון המסורתי. בשל הפיזור הגיאוגרפי של המשתתפים, מומלץ שמנהל הדיון יקבע מראש סדר דוברים לרבות כללי חריגה ממנו, הקצאת זמן לכל דובר וכד'.
ולבסוף, בשיחת ועידה יכולה להיפגם היכולת לזהות את "המזיעים, המסמיקים והמחווירים".
לאלה המבינים בשפת גוף ותופעות אנושיות נלוות, זהו חיסרון.
למרות הפיתוי וההכרח כדאי לזכור ש"לדיון המסורתי" יש יתרונות.
תגיות: ניהול, טכנולוגיה