הקדמה
איתור והתקשרות עם "מערך" מכירות תומך בחו"ל – סוכן, יועץ, בודד או חברה, ואחרים – הנם נושאים מורכבים כשלעצמם ואין מטרתו של מסמך זה לעסוק בשלב הזה של התהליך. מאחר ובלי כלום, אי אפשר, מספר מילים מתחייבות ועיקרן:
בחירת הגורם עליו תישענו בעסקיכם בחו"ל הנו תהליך מפתח ולכן צריך להשקיע עבודה רבה. האיש יכול להיות זר, ישראלי החי בארץ, או ישראלי המתגורר בחו"ל ועוד
הכתובת המתאימה ביותר כדי להסתייע בבחירת סוכן\מקדם מכירות הנו מכון היצוא הישראלי אשר פרוס במדינות רבות, מכיר את התחום, העיסוק בו הנו מטלה פורמלית שלו וסיכוי רב שתקבלו יעוץ מקצועי ונטול שיקולים זרים.
אפשר לפעול גם בדרך עצמאית ואז, חובה להחליט על בסיס של המלצה אישית המתבססת על ניסיון קודם ומוצלח של הממליץ.
מטרת מסמך זה להצביע על הפוטנציאל של גורמים אלה, משקלם המרכזי בהצלחת פעילותכם בזירה לא מוכרת, הבעייתיות הנובעת ממעמדם והצגת המלצות עיקריות לגבי "כללי עשה ואל תעשה" במערכת היחסים עמם.
משימותיו של הסוכן, התאמתו ובעייתיות
למרות שאין דומה סוכן, ליועץ, לאיש קשר, לנציג וכדומה שלושה גורמים עומדים במרכז הבחירה אשר תצטרך לקבל: התאמה לצרכים שלך, מאפייני הפרויקט\פרויקטים המתוכננים ולבסוף, מאפייני המדינה אשר בה אתה פועל, במונחי רגולציה, תרבות ועוד.
את הבחירה צריך לעשות על פי הפוטנציאל של המועמד לתפקיד כדי שיוכל לספק את מרב הצרכים שלך: פיתוח וקידום עסקיך, מחובר היטב לאנשי צמרת וברמות של מקבלי החלטות. ולא פחות חשוב מכך – דמותו של האיש ואישיותו והאם צפוי לך עמו שיתוף פעולה פורה וידידותי.
מערכת היחסים צריכה לקחת בחשבון שאנשים אלה (ככלל) עוסקים וקשורים לפעילויות נוספות בארצם ולעתים גם מול חברות ישראליות אחרות ולעתים מתחרות לחברה שלך. במקרים כאלה יוצרו ניגודי אינטרסים העלולים להוביל את הסוכן לפעול ב"חצי נפח" במקרה הטוב, להסתיר ממך את האמת, במקרה הפחות טוב ולהטעות אותך, במקרה הגרוע.
אתה המעסיק, חייב להיות מודע לעניין, לעקוב אחר שינויים בדפוס ההתנהלות של הסוכן ולהגיב בהתאם.
בתהליך של משא ומתן ומכרז (לפחות בחלק מן השלבים ובחלק מן המקרים) הסוכן הנו החוליה הקרובה ביותר ללקוח והמידע העובר בצינור בשני הכיוונים עשוי להיות קריטי מבחינתך. הנאמנות והאמינות של הסוכן הנו סוגיית מפתח.
לא תמיד סוכן קבוע נגיש לקדם כל תחום וכל עסקה. מאפיין זה בולט כשאתם חברה בעלת מגוון רחב של מוצרים ואז הסוכן מתאים יותר לתחום אחד ופחות לתחום אחר. לעניין זה חייב להיות כיסוי בחוזה ההתחברות עם הסוכן.
המשמעויות
מן האמור לעיל יש להסיק את המשמעויות הבאות:
אין לקחת את "הסוכן" כמובן מאליו, גם אם צריך לתת לו את ההרגשה ואת היחס הטוב – הוא איננו חלק "מכוחותינו".
למרות "השותפות" יש בין החברה לסוכן ניגוד אינטרסים אינהרנטי מובנה – אם לא בתפיסת העולם בוודאי בהקשר לתמורה (הוא הסוכן, מעוניין לקבל כמה שיותר).
צריך לבנות מערך יחסים / הפעלה שבה ברור לאיש מה רוצים ממנו, מה נדרש ממנו, מתי מרוצים ממנו ומתי הוא צריך להשלים החסר, המבוקש ממנו.
סדרי ההתקשרות עם הסוכן צריכים לקחת בחשבון ולתת מענה לדרישות ההפעלה.
יש לעתים שאתם פועלים במדינה שאת שפתה אינכם יודעים. אסור ליצור מצב שבו אתם יושבים בפגישה עם הלקוח והסוכן מדבר עמו בשפתם ואתם "אילמים". הדבר קריטי במדינות בעלות תרבות עולם שלישי.
המלצות לסדרי הפעלה
הכרות מיטבית – החברה חייבת להכיר את הסוכן הכרות טובה, יסודית ומיטבית. רק הכרות קרובה ואינטימית תוכל לאפשר "הפקה" מקסימלית והתרעה על שיבושים או כשלים אפשריים.
קשר אופטימלי – יש צורך ביצירת מסגרת של קשר שוטף גם כשאין צורך מידי, מערכת יחסיים בין-אישית צריך לפתח ולטפח ולהכינו "ליום פקודה".
חיבור למשימה – הסוכן צריך לדעת המוטל עליו ברמה של תדרוך. יש כמובן קושי בהגדרות ולעתים משיקולים של אי-חשיפה ראוי לצנזר, לעבד להתאים ולשנות את התדרוך למקרה הספציפי. סעיף זה נדרש לכל תחומי פעילותו, ולאו דווקא לפעילות הייעודית-שיווקית שלו, גם אם לעתים יש זהות בין כל התחומים.
דווח – זהו אחד השלבים המרכזיים בתהליך משום שבדרך כלל מסתפקים במעט מן המעט שה"סוכן" יודע. במקרה זה לא רק שהחברה לא מקבלת את מה שיכלה לקבל אלא שאין להתפלא עם הסוכן מקבל "לקח שלילי" על רצינותו של המפעיל שלו.
תמורה – הסוכן צריך להבין שהבאת מידע התומך בקידום העסקה (כולל מידע על מתחרים) הנו חלק בלתי נפרד מעבודתו וכדי להגביר המוטיבציה הוא ראוי לתגמול – כספי או אחר (שווה ערך כספי) הכול לפי המקרה כמובן.
תגיות: ניהול, שיווק