רקע
במדינת ישראל מטיל החוק, חובת רכש ומכירה, בדרך של מכרז. החוק חל על כל משרדי הממשלה, על כל הרשויות המקומיות וחלקים נרחבים של המגזר הציבורי.
לאחרונה, גם במגזר הפרטי ישנם שאמצו את כלי המכרז.
מטרת המאמר להציג את הגורמים המשפיעים והכללים הבסיסיים שבעל עסק חייב לדעת לפני החלטה להתמודד במכרז.
הקפדה על כללים אלה יכולה להגדיל את סיכויי הזכייה ולהקטין את הסיכוי למפח נפש.
כללי ברזל ראשוניים המשפיעים על ההחלטה לגשת למכרז
- קרא בעיון את מסמכי המכרז והתקנון כולל האותיות הקטנות. בסופו של יום זה החוזה שתצטרך לחתום עליו ולעמוד בתנאיו.
- תשתתף בכל מפגשי הספקים גם אם אין חובה כזו, יש הגורסים שכדאי להשתתף במפגשי ספקים גם אם התקבלה כבר החלטה שלא להגיש הצעה, כחלק מתהליך איסוף מודיעין על המתחרים.
- תנאי סף – אי עמידה בתנאי סף פוסלת הצעה, גם אם היא תהייה הטובה ביותר מבחינה כלכלית. לכן, חבל להשקיע זמן וכסף בהכנת המענה למכרז, אם אינך יכול לעמוד בתנאי הסף..
- נתח את היכולת שלך לעמוד במועד אספקה נדרש – מול יכולת השגת חומרי גלם, יכולת הייצור (מכונות, כ"א) שלך וכדומה.
- האם זה מכרז ליצרנים או מכרז למשווקים או מכרז שפתוח גם ליצרנים וגם למשווקים.
- האם יש מנגנון הגנה על תוצרת הארץ? האם יש מנגנון הגנה על אזורי עדיפות לאומית? מהו המנגנון? האם תוכל ליהנות ממנו? האם יש לך מתחרים שייהנו מהמנגנון?
- מהם כללי הפרת חוזה? צריך להיות מודע לכך שבמכרזי מדינה מותר לבעל המכרז "ביטול חוזה שלא מחמת הפרה" מהלך כזה משאיר את הספק עם פיצוי זעום ובעייתי.
- ביטוח – האם יש דרישה שהספק יבצע ביטוח. מהם רכיביו? האם חברת הביטוח שלך מוכנה לתמוך במהלך? מה מחיר הביטוח המבוקש? איך מגלמים אותו במחיר המוצר?
- מי עוד בשוק. מי זכה בעבר ומי משתתף פוטנציאלי היום, מה היתרונות והחסרונות של המוצרים שלהם לעומת המוצר שלך.
- מי הלקוח. מה הרקורד שלו? משלם בזמן? מערים קשיים?
- כאשר בעל המכרז אינו המשתמש הסופי להבין היטב את הדרישות הייחודיות של המשתמש הסופי.
גורמים המשפיעים על הצעת המחיר
- שיטת אספקה (דחיפה או משיכה) כגורם משפיע על העלויות.
- קצבי אספקה – באבני דרך / מנות או בסוף הייצור / יבוא. אספקה בסוף משמעותה: בעיית אכסון למפעל והשפעה על תזרים המזומנים.
- כמויות – יכולת לייצר או להשיג את הכמות המבוקשת בלו"ז הנדרש.
- אופציות – האם יש אופציה לבעל המכרז להגדיל את תכולת המכרז? אם כן, האם למציע ההצעה יש יכולת לספק את כמויות האופציה באותם מחירים? במועדים הנדרשים?
- המחיר – מה הוא כולל ומה הוא אינו כולל (שינוע? ביקורת איכות? מיסים?)
- מועד קובע לתשלום – יום אספקת מנה? יום אספקה אחרון? XX ימים ממועד…?
- האם יש יכולת לייצר את הכמות הנדרשת תוך המשך פעילות שגרתית של המפעל.
- הבטחת מחיר של חומרי הגלם לפני הגשת ההצעה.
- איזו בקרת ייצור נדרשת מהמפעל – מכון התקנים? ISO ? אחר?
- תמיד לבקש הבהרות מבעל המכרז במקרה שסעיף אינו ברור או שדרישה נראית מפלה.
סכום
הגשת הצעה להשתתפות במכרז יכולה להתברר כצעד מכונן בחיי חברה.
חברה יכולה לצאת מהתקשרות בעקבות מכרז, ברווח נאה (אולי גם "עסקת חייו"), אך גם להיקלע לקשיים כלכליים שיהיה קשה מאד להיחלץ מהם.
כל המשתתף במכרז ראוי שיעיין היטב במסמכי המכרז ותנאיו וישקול את כל ההיבטים לפני הגשת הצעת המחיר.
במכרז מורכב רצוי להשתמש ולהפעיל פאנל יועצים (משפטי, כלכלי, רואה חשבון, יועץ ביטוח וכד') שיאפשרו לגבש החלטה אם לגשת למכרז ואת אסטרטגיית ההגשה וההתנהגות במהלך המכרז.
תגיות: ניהול,שיווק, מכרז