הקדמה
קשר בין בני אדם למטרות קידום עסקים איננו אירוע חד-פעמי. זהו אירוע עם עבר, הווה ובעיקר עתיד וכך צריך להתייחס אליו מבחינת הגישה, ההכנות, ההשקעה, המחשבה ותשומת הלב.
המסמך עוסק ב"פגישה" ובהכללה "בפגישה בין שניים". בדרך כלל מדובר ביותר מאדם אחד לכל צד ובמקרים רבים מדובר בסבב פגישות. שדרוג זה הופך את התהליך למורכב, מעניין וערכי בהרבה וכך גם צריך להתכונן אליו. יש מצבים בהם בני השיח הם בני מין מעורב, גבר ואישה. כאן יכולות להתפתח מערכות יחסים המחייבות הנחייה מיוחדת.
הפגישה מאפשרת למשתתפיה להפיק מידע מהנאמר בה וללמוד על בן השיח מהתנהגותו, מלבושו ומשפת גופו. קיומה של הפגישה מהווה הסכמה של שני הצדדים לשוחח – להחליף מידע, דעות, רעיונות, שיתופי פעולה ועסקים.
מאמר זה יעסוק בפגישה עם גורם חיצוני לחברה, גם אם היגדים בהמשך רלוונטיים גם בפגישה עם גורם פנימי.
ההכנות לפגישה
מטרות הפגישה:
לכל פגישה יש מטרה למרות שיש גם פגישות אקראיות. בניסוח מטרת הפגישה צריך שתשאלנה שתי שאלות: כיצד ועם מה אני רוצה לצאת בסופה. כיצד ועם מה רוצה לצאת הצד השני ממפגש זה. חשוב לקיים תיאום ציפיות גלוי ופתוח בין שני הצדדים משום שאכזבה של אחד הצדדים עלולה לשים קץ לקשר עצמו.
סוגי הפגישות
פגישת העסקים הקלאסית הינה פגישה בין צדדים בעלי אינטרס כלשהו בעסקים כלשהם. לפגישה זו יכול להיות סדר יום גלוי (כתוב ומתואם מראש, או לא) ובדרך כלל יהיה גם סדר יום סמוי, אותו כדאי לחשוף מבעוד מועד (בקשר לבן השיח שלך, כמובן).
לפני הפגישה
- סמן את הפוטנציאל של בן השיח לתרום בתחום העסקי, המידע ו/או הקשרים לצורך הפיתוח העסקי.
- נסה לבנות פרופיל של בן שיחך באמצעות חומר כתוב, אחרים המכירים אותו וכד'.
- הכן נושאים לשיחה. הנושאים צריכים להיות מותאמים לצרכי החברה ולפוטנציאל בן השיח. וודא שאינך חושף מידע רגיש.
- קבע טקטיקה לניהול השיחה – אופן הפתיח (בעיקר לפגישה הראשונה), סדר הצגת השאלות, שיחת חולין, תחביבים, בדיחות, וכד'. את טקטיקת ניהול השיחה כדאי לתכנן עם עמית או ממונה. התרגולת של "מקרים ותגובות" הינה צבאית בעיקרה אך לא מזיקה, ואף מסייעת, בעולם העסקים.
- בתהליך הזה של חילופי מידע מתקיים מסחר של "תן וקח". כדי להתכונן אליו כראוי יש מקום להכין חומרים – גלויים ומותרים למסירה. מחווה כזה יכול להביא לתוצאות מפתיעות, אם לא בפגישה עצמה אז אולי אחריה או בפגישות הבאות.
מיקום הפגישה
- חשוב לקבל התראה מספקת על מיקום הפגישה, עיתויה ומשתתפיה. אם נתונים אלה מוכתבים ע"י בן-השיח, ואינך מכיר את המיקום, מומלץ לבצע סיור מקדים.
- אם אתה יוזם הפגישה, בחר לך את המיקום שבו אתה תרגיש נוח, ואתה מניח שגם בן השיח ירגיש כך.
- חשוב שמיקום הפגישה הראשונה יותאם לאופיו של בן השיח, וכך תוכל למצות את מטרות הפגישה.
- אם מדובר בפגישות מתמשכות, ומערכת היחסים בין המשתתפים ממוסדת, ניתן לבחור במקומות מגוונים.
- רצוי שתגיע לפגישה כמה דקות לפני קיומה כך שתוכל לבחור את מקום ישיבתך העונה לצרכיך.
- אם יש כמה בני שיחה, בחר מקום ישיבה בו יש לך קשר-עין עם כולם.
מהלך הפגישה
טיפים – מסגרת השיחה
- היזהר בכבודו של בן השיח – הימנע מבדיחות גזעניות וגסות.
- הקשב – יכולת ההקשבה היא תנאי להצלחה.
- אל תקטע את בן השיח. גם אם התייחסותו איננה רלוונטית בשלב המידי, מה שנראה כרגע שולי, יהפוך ערכי.
- אל תיגש ישר לעניין. כדאי לפתוח בשיחת חולין כדי "לרכך" את ההתחלה, להפחית חששות מבן השיח, אם יש כאלה, וגם לאסוף מידע אודותיו.
- השתדל לנהל את השיחה כך שאתה שולט בקצבה. לעיתים, ארוחה טובה בצרוף אלכוהול תסייע.
- השתמש במוטיבים שונים המשפיעים על בן השיח – מניעיו – חומריים, רוחניים, נפשיים, תרבותו ומצבו הכלכלי-חברתי וכד', כדי לעודד אותו בשיתוף הפעולה.
- הימנע מהבעת התלהבות יתרה או אכזבה מדברי בן השיח, בוודאי לא בפגישה הראשונה.
- השתדל לנהל את השיחה בטון מינורי ובציפיות נמוכות. תמיד אפשר "לעלות". "לרדת" זה קשה.
- הרגל את בן שיחך שאתה מנהל רישומים בנוכחותו.
השאלות
- הימנע משאלות ישירות, עדיף שהשאלות תהיינה עקיפות ו "פתוחות" כך שאתה מאפשר לבן השיחה לתת לך לא רק עובדות אלא גם "צבע" – הערכתו והתייחסותו האישית.
- "שאלה פתוחה" מאפשרת לקיים "דיון" עם בן השיח וכך לחדד את המידע המתקבל, בעוד לשאלה סגורה יש ניחוח "חקירתי".
- את סדר השאלות הצג על סמך הטקטיקה שקבעת בהכנות.
- אם לא קיבלת את המידע המבוקש, חזור על השאלה בנוסח אחר בהזדמנות אחרת בהמשך השיחה.
- אם אתם שניים מהחברה, חלקו את הצגת השאלות. כך מתאפשר לאחד מכם "לקחת אוויר", לחשוב על שאלות נוספות או להתמקד במרכיבים האחרים של השיחה.
הרישום והדיווח
- רשום את תוכן השיחה במהלכה. אם אין אפשרות, השתדל לזכור את המידע החשוב, או השתמש באמצעי הקלטה.
- דווח על הפגישה, ככל האפשר, בסמוך לסיומה.
- את הדיווח יש לבסס על סמך תכנית הפגישה.
- הדיווח צריך לכלול את המרכיבים הבאים, תוך הקפדה על הפרדה ביניהם: עובדות כפי שמסר בן השיח. הערכותיו באשר לעובדות ומשמעויות שהוא מייחס להן. הערכות המדווח – התרשמותו מבן השיח והתייחסותו למידע שמסר. המשך הקשר ומשימות עתידיות.
- זכור לדווח בפירוט רב. הדיווח מהפגישה של היום ישמש כהכנה לפגישה של מחר.
תגיות: ניהול, מודיעין, שיווק ומכירות