המחבר: תת ניצב (בדימ.) חזי לדר
הקדמה
העיסוק במידע, במכלול הרחב ביותר שלו, מקיף נושאים רבים, וביניהם: מידענות, איסוף, עיבוד וניתוח של מידע פנימי, איסוף ממקורות אנוש מחוץ לארגון, ניהול ידע, הפצת לקטים לצורכי פנים וחוץ, טכנולוגיות מידע ולבסוף, אבטחת מידע.
בדרך כלל נושאים אלה הנם בתחומי האחריות של הקמ"ן העסקי – לבדו או בשיתוף פונקציות נוספות בארגון.
בארגז הכלים של המנהל נמצא תחום נוסף, המשיק בחלקו לעשייה המודיעינית, והוא פעילות חקירתית – ובקיצור הפעלת משרד חקירות לצורך טיפול במגוון הצרכים של הארגון.
משרדי החקירות והחוקרים הפרטיים פועלים בישראל בכפוף ל"חוק חוקרים פרטיים ושרותי שמירה תשל"ב – 1972" ובחו"ל, בכל מדינה, עפ"י החוקים המקומיים.
מתי תבוצע פעולה חקירתית
- כאשר יש כוונה לחשוף פעילות עוינת בתוך הארגון (למניעת פעילות התקפית של המתחרים או לאיתור פעילות פלילית בתוך הארגון, למשל).
- כאשר לארגון חסרה יכולת מקצועית, הנמצאת ברשות חוקרים פרטיים, לצורך איסוף מידע על השוק, המתחרים, הספקים וכד'.
- כאשר לביצוע מתחייבת פעילות מכוונת ויזומה בזירת העסקים מחוץ לארגון, והארגון ירצה "להרחיק" את הפעילות ממנו והלאה ולא להיות מזוהה עמה.
מאפייני הפעילות – שיטות וסיכונים
- הפעולה היא בד"כ נקודתית, וממוקדת בצורך מסוים מוגבלת בזמן ובמקום.
- פעולות משרדי חקירות הן עצמאיות. החוקרים יקבלו את "הזמנת העבודה" וימסרו בסיומה "מוצר מוגמר" הנקרא "דו"ח סיכום חקירה".
- היא מבוצעת ע"י גורם חיצוני ולא ע"י עובדי הארגון ומכאן שמבצעי החקירה אינם שותפים לתהליכי איסוף המידע האחרים המתקיימים עבור הארגון.
- המידע המתקבל מפעולה חקירתית הוא רגיש ומסווג וסנכרונו עם פריטי מידע אחרים המתקבלים בתהליכי האיסוף השוטפים בארגון מחייב תשומת לב ברמה הבכירה ביותר של הארגון ותוך נקיטת צעדי מידור.
- בדרך כלל הגורם המנחה והמאשר את הפעילות יהיה המנכ"ל ואיש הקשר לחוקרים יהיה הוא עצמו, או מי שהוסמך על ידו. הערה: ראה הסתייגות בהמשך!
הפעלת משרדי חקירות וביצוע פעולות חקירתיות הם אחד ממרכיבי העשייה הרגישים ועתירי ההשקעה הכספית. פעילות זו תהיה, לעתים, אגרסיבית ועתירת סיכונים. ככזו, יש להפעילה רק במקום שבו הכלים האחרים אינם נותנים מענה הולם לצורך. חוקיות הפעולה של חלק ממשרדי החקירות נמצאת לעתים בתחום האפור והפעלה לא נכונה של כלי זה בידי מי שאינו בקיא בו, עלולה להביא נזק לארגון ולעובדיו במקרה הגרוע, ולא תספק את הצורך ובעלות גבוהה, במקרה הטוב.
בשונה מרוב הפעולות לאיתור מידע המתבצעות "מרחוק", מתבצעות הפעולות החקירתיות "קרוב" לנשוא הפעולה. המשמעות היא שקיימת סכנת חשיפה ובמקרה כזה עלול הארגון להיחשף, אם לא ידע לבנות "קיר אש" בינו לבין המבצעים.
דוגמאות לפעולות אופייניות של חוקרים פרטיים:
- מעקבים ותצפיות.
- תחקור ותשאול.
- צילומים והקלטות סמויות.
- איסוף מסמכים וראיות חפציות אחרות.
משרדי החקירות נוהגים לפעול כ"קופסה סגורה" ואינם נוהגים לערב את הלקוח (הארגון) בדרך פעולתם. רובם מעדיפים את שיטת "שגר ושכח", מקבלים את המשימה/הצורך, מסכמים על מחיר ופועלים באופן עצמאי למימושה.
כל עוד מתבצעת המשימה באופן תקין, לא נשקפת סכנה לארגון. אך כאשר מתרחשת תקלה\חשיפה תופנה האצבע המאשימה כלפי הארגון כמי שהפעילה צוות חיצוני לפעולות אסורות.
צריך לזכור שהיריב של החוקרים הפרטיים הם אנשי אבטחת המידע/הקב"טים של חברת היעד, או אנשי משרד חקירות הפועל מטעמה, גם היא בזירת העסקים.
פעילות חקירתית – תהליכי ניהול ובקרה
דווקא בשל "האטרקטיביות", של הפעולה החקירתית והפעלת משרד חקירות, צריך להפעיל כלי בקרה על ההפעלה והביצוע. מנהלים רואים בכך סוג של "צעצוע" ועלולים לאבד את שיקול הדעת המקצועי. לכן, יש למנות צוות מודיעיני מקצועי, פנימי או חיצוני, שיבחן את הפעלת משרד החקירות ואת יכולותיו. הדבר יבוצע כאשר לא ניתן להגיע למידע הנדרש באמצעות כלים אחרים או כאשר יש למשרד חקירות יתרונות יחסיים מובהקים על פני הכלים האחרים במענה לצורך.
הצוות יבדל וירחיק את משרד החקירות מהארגון וישמש גורם מקצועי מתווך שישמור על האינטרסים שלו. בחקירות רגישות במיוחד, עדיף, שהארגון (מזמין החקירה) ומשרד החקירות לא ידעו ויכירו זה את זה. חסימה כזאת קשה ליישום ויקרה אך בחשבון ארוך – תסתמן ככדאית.
במקרים מיוחדים ניתן להרחיב את הבידול כך שמשרד החקירות יפעיל גורם שלישי.
הצוות יגדיר בצורה מדויקת את:
- המשימה של משרד החקירות – המשימה צריכה להיות חדה ומצומצמת בהיקפה בגלל הסיכונים, הרגישות והעלויות.
- משך המשימה ותנאים לביצועה.
- שלבים בתהליך הביצוע – בקרה על שיטת הפעולה, סמכות לעצור את הפעולה.
- מגבלות חוקיות ואתיות – "כללי עשה ואל-תעשה".
- איכות המוצר המוגמר.
הצוות ילווה ויבקר את פעולת החוקרים הפרטיים:
- יזין את משרד החקירות במידע רלוונטי המתקבל מכלי עשייה אחרים.
- ייתן משוב לפעולות משרד החקירות תוך כדי ביצוע.
- יוודא שהחוקרים הפרטיים מקפידים על "כללי עשה ואל-תעשה" שנקבעו.
- יקפיד שהמוצר המוגמר עונה לדרישות המשימה והא ברמת האיכות הנדרשת.
סיכום
הפעלת משרדי חקירות על ידי ארגונים, למשימות רבות ומורכבות הפכה לעניין שבשגרה.
בצד הפיתוי והיתרונות הייחודיים, להפעלת "הזרוע" הזאת כרוכים בה גם – רגישויות, סיכונים ועלויות כבדות.
לארגון המבקש לעשות שימוש במשרדי חקירות, מאמר זה מציע שלד מתודולוגיה מקצועית אשר מטרתה להבטיח אופטימיזציה של עלויות ותועלות ובעיקר הפחתת סיכונים.
תגיות: מודיעין, חקירות, ניהול