מאת: צבי חטקביץ'
רקע ועקרונות
חברה עסקית מקיימת קשרי עבודה בכל מישורי פעילותה עם גורמים מחוצה לה – עם שותפים, נותני שירות, ספקים, לקוחות ועוד.
בעולם העסקי, כל מגע, שיחה או פגישה מתחילה עם דיאלוג קצר והחלפת פרטי תקשורת וכרטיסי ביקור.
כרטיס הביקור הוא האמצעי הראשון שבאמצעותו אנחנו מציגים את עצמנו באופן רשמי. למעשה, כרטיס הביקור הוא אחד הכלים הבסיסיים ביותר ליצירה ולשמירה על קשרים.
קשרי עבודה אלו יוצרים ממשק ארעי או קבוע אשר חובה לשמר ולתחזק אותו באמצעות מאגר נתונים המבוסס על שני מרכיבים עיקריים:
- פרטים וכרטיסי ביקור של אנשי הקשר.
- תכתובות ומסמכים אשר עוברים ומתקבלים מגורמים אלו.
מאגר מידע זה, ברמת העובד הבודד וברמה הארגונית יהווה בסיס לניהול נכון של מאגר הקשרים לצורך זיהוי הזדמנויות עסקיות, לקידום יעדים עסקיים ולאיסוף מידע על זירת העסקים.
בעבר וגם עדיין בהווה נאגרו על שולחנם של עובדי החברה, המצויים בקשר עם גורמי חוץ, עשרות ולעתים מאות כרטיסי ביקור ללא סדר וללא כל אפשרות להפיק תועלת ממאגר ארעי זה.
במקרה הטוב נעשו ניסיונות לארגן מאגר זה על ידי סריקת כרטיסי הביקור ושימוש בתוכנות המעבירות ומסדרות את תוכנן במערכת ה – Outlook האירגוני.
נכון להיום קיימות אפליקציות למכשירי טלפון ניידים חכמים המאפשרים סריקת כרטיס הביקור והפיכתם לכרטיסי ביקור אלקטרוניים.
כרטיס ביקור אלקטרוני – vCard
התפתחות נוספת בנושא היתה פיתוח פלטפורמה המאפשרת ליצור כרטיס ביקור אלקטרוני הכולל מידע אודות החברה, פרופיל אישי, פרטי התקשרות והצגת תמונות וסרטונים.
כרטיס הביקור האלקטרוני מאפשר לכל חברה קטנה או גדולה למצב את עצמה כחברה מתקדמת ומצליחה ולהציג את יתרונותיה ותחום פעילותיה באמצעות שימוש בפלטפורמות מתקדמות.
הכרטיס מותאם לרוב מכשירי הסלולר ומחשבי לוח התומכים בגלישה באינטרנט.
ניתן לצפות בכרטיס בכל זמן וכמעט מכל מקום ובמקביל ניתן לשלוח את הכרטיס ממכשיר למכשיר בלחיצת כפתור.
כרטיס הביקור האלקטרוני מהווה מוצר אולטימטיבי לשימור וגיוס לקוחות ומהווה פלטפורמה חסכונית וכדאית לשיווק החברה וחיזוק תדמיתה בקרב קהלי המטרה .
שימושים
- שמירה על קשר – שמירה על קשר באופן אישי וישיר מכל מקום ובכל זמן.
- יצירת קשרים חדשים – יצירת קשרים עם לקוחות פוטנציאלים במגוון אפשרויות מתקדמות.
- זמינות מרבית – כרטיס הביקור האלקטרוני שמור על המכשיר הסלולרי או על מחשב לוח כך ניתן להיות זמין ומוכן בכל מקום ובכל זמן.
- תדמית – הצגת החברה כחברה מובילה ומתקדמת.
- מאגר מידע – אודות החברה באופן מורחב כולל פלטפורמות מתקדמות המאפשרות הצגת גלריית תמונות וסרטוני וידאו.
- עדכון וניהול תכני הכרטיס – מערכת ניהול תוכן קלה לשימוש המאפשרת לעדכן באופן עצמאי את כל המידע שבכרטיס.
המערכת ככלי אופרטיבי
- ניצול הידע מתוך ממשקי העבודה עם אנשי הקשר
ניתן ורצוי להרחיב את מאגר הידע אודות אנשי הקשר של החברה באמצעות הרחבת הפלטפורמה אשר תקשר את כל התכתובות והמסמכים אשר הועברו מאנשי החברה והתקבלו על ידם מאותם אנשי קשר כדי לשמר את הזיכרון העסקי של החברה, בעיקר עבור בעלי התפקידים בחברה בגזרות השיווק המכירות ופיתוח העסקים שלה.
- כלי ניהולי
המערכת צריכה ויכולה לשמש מצפן להתמצאות בזירה העסקית והבנת המציאות בה פועלת החברה. מערכת ממוחשבת, מעודכנת ומפורטת בה ניתן למצוא מידע על אנשים, חברות, מוצרים, פעילויות ועוד חייבת להיות כלי עבודה ראשון בכל מהלך – כולל תכנון אסטרטגי.
אודות המחבר: ד"ר חטקביץ, כימאי בהשכלתו, פעל במשך עשרות שנים בחברה ביטחונית ממשלתית בתחומי הפיתוח, הייצור, האיכות והשיווק בארץ ובעולם.