הצפת מידע

הקדמה

המושג "הצפת מידע" מוכר, במודע או בתת מודע, לכל מי שחי בימינו אלה.

הניסיון מלמד שריבוי מקורות וריבוי מידע עלולים לייצר רעשי רקע. רעשי הרקע מפריעים ומסיטים את המיקוד במידע הרלוונטי לתחום העיסוק או ההתעניינות שלנו. התוצאה פגיעה בניצול הזמן ובתפוקה של פעילותנו.

בשנת 2024 פרסמנו  ב"זרקור" מאמר שעסק ב"קבלת החלטות במציאות של הצפת מידע". המאמר הנוכחי יעסוק בדרכים להתמודדות עם התופעה.

יש הטוענים שהשימוש בבינה המלאכותית החמיר את התופעה והפך את הצפת המידע לנפוצה עוד יותר.

כללי עשה

• מודעות – חומר הגלם של עובדי מידע הוא המידע ומקורותיו. העובד (וגם ברמה הפרטית) חייב להפנים שתפקידו להפיק תוצרים ולא לבזבז את זמנו בקריאת מידע. קריאה וטיפול בחומר היא אמצעי ולא מטרה. האמור נשמע טריוויאלי ומובן אך לא תמיד זה כך.
• סינון – זהו הכלי הראשון והעיקרי. הפעילות הראשונה המתבקשת מן האמור לעיל. תהליך סינון וניפוי המידע הערכי והאוטנטי הדרוש מתוך הררי הידיעות, הינו תהליך מורכב ומקצועי ומתחבר לשלושה מרכיבים:
  • הגדרת המידע הדרוש – הגדרת התפקיד של העובד מתורגמת למשימות ואלה למידע דרוש ולמקורות אשר יספקו את המידע. זהו הבסיס להערכת מקורות והערכת מידע. אלה הם הכלים בהם צריך לעשות שימוש בתהליכי הסינון.
  • הערכת מקור הידיעה – מקור יכול להיות מסמך רשמי, סקירת מומחה, עיתונאי או "בוט". כל סוגי המקורות יכולים להיות אותנטיים ומדויקים, או מוטים או מזויפים. למרות שאפשר להעריך את מקור הידיעה ולסווג אותו, עדיין צריך להתייחס למהימנות המקור.
    הדרך המומלצת, הצלבת מידע ממקורות שונים.
  • הערכת הידיעה –הערכת המקור משליכה על הערכת המידע שהוא מסר. יש מספר אמצעים נוספים להערכת ידיעה: תאריך ועדכניות, רמת פרוט ושלמות, ידיעות נוספות באותו נושא ממקורות אחרים (סותרות, משלימות, מאמתות). נדרשת אבחנה בין ידיעה, לבין פרשנות או הערכה של המקור ועוד.
• סדרי עדיפויות – במצבים של הצפת מידע רק תיעדוף וניהול מטלות בעדיפות יכול להבטיח עמידה בכלל המשימות השוטפות. בנוסף, שינויים תכופים בסביבת העבודה, יגרמו לשינויים בסדרי העדיפויות וכתוצאה מכך שינויים בתהליך העבודה כולו – איתור מקורות מידע, איסוף ועיבוד החומר הרלוונטי.
• חשיבה ביקורתית – חשיבה ביקורתית היא מיומנות נרכשת אך תלויה בסגולותיו האישיות של הפרט. הניסיון המצטבר בעבודה השוטפת מטייב את איכות העבודה והישגי העובד. עובדים מיומנים מפתחים לעצמם שיטות של סינון מהיר וכמעט אוטומטי.
• הסתייעות בכלים טכנולוגיים – תפקיד הכלים הטכנולוגיים להבטיח, במידת האפשר, שהעובד יקבל לעיונו פחות חומר שגוי או לא רלוונטי. המטרה היא, להסתייע בטכנולוגיה בסינון כמויות חומר גדולות. במצבים כאלה חשוב לעשות בהם שימוש. יחד עם זאת, קיימת סכנה שמידע רלוונטי וחשוב "ילך לפח" בתהליך הסינון.

סיכום

סקרנות והסחות דעת הן תכונות אנושיות. המפגש של תכונות אלה עם תעשיית הידע, טכנולוגיות מידע ורשתות חברתיות הביאו עלינו מבול מידע, בלתי נשלט, לסוגיו.

עיסוק בחומר שאיננו דרוש להשגת מטרות העבודה הוא רעה חולה ויש להניח שהבעיה תחריף מאד. לפתרון הבעיה הזאת יש לפעול באמצעים הבאים:

• פיתוח המיומנות האישית להבחין במהירות בין טפל לעיקר.
• מודעות ומשמעת עצמית להישאר ממוקד בסדר היום וסדרי עדיפות שאתה קובע לעצמך.
• הגברת השימוש לסינון באמצעות פתרונות טכנולוגיים.

תגיות: הצפת מידע, טכנולוגיה, מודיעין