בדיקת המבנה הארגוני ותהליכי עבודה בארגון
הקדמה
כותבי מאמר זה "סוחבים" עימם כ-80 שנות ניסיון בארגונים ציבוריים. את המושגים בכותרת המאמר אנחנו מכירים עד רמת הבורג.
במאמר זה, נסתפק בהצגת מושגי היסוד וטעימות מעקרונותיהם.
הנחות עבודה
מבנה ארגוני ותהליכים ארגוניים כרוכים האחד בשני. את החריקות יזהו תחילה, בדרך כלל, בשיבושים בתהליכי העבודה.
לעתים תיקונים ושיפור התהליכים יספיקו ואם לאו הארגון יצטרך לטפל גם במבנה הארגוני – מהלך מסובך ומורכב יותר.
מבנה ארגוני הנו נגזרת של ייעודי הארגון ומשימותיו, תהליכי העבודה ואופטימיזציה של מספר העובדים בכל תחום והתמחויותיהם המקצועיות.
בסביבה של שינויים (ראו בהמשך) נדרשות התאמות בתהליכי העבודה, בהרכב האנושי של העובדים וממילא גם במסגרות העבודה והזיקות ביניהם.
השינויים יכולים להיות מתוכננים מראש על ידי הבעלים והמנהלים של הארגון ויכולים להיות בלתי צפויים אשר נוצרו "במפתיע".
הסיבות והשינויים הקלאסיים אשר יחייבו טיפול במבנה הארגוני הם, למשל:
- סביבה של שינויים והשפעות חיצוניות המחייבים התאמה לצרכים ולאתגרים, רענון והתחדשות.
- הטמעת מערכות טכנולוגיות חדשות.
- פתיחת קו מוצרים חדש.
- הרחבה משמעותית של הפעילות – שיווקית, שיתופי פעולה ועוד.
- ליקויים וכשלים בתפקוד השוטף המחייבים שינויים בתהליכי העבודה וממנו לשינויים במבנה.
יתרונות ותמורות של התהליך
להלן התוצרים שניתן להשיג מבדיקת מבנה ותהליכי עבודה בארגון:
- זיהוי חסמים בתהליכי עבודה – בפסי הייצור כמו גם בעבודת המטה ותהליך קבלת החלטות.
- פענוח כשלים בתפקוד תתי מערכות ועובדים – תוצרים פגומים, אי עמידה בלוחות זמנים ועוד.
- זיהוי תופעות של אבטלה סמויה (עובד שאין לו תעסוקה ליום עבודה שלם) וגלויה (עובד ללא עבודה כלל או עובד המייצר תוצרת שאין בה צורך).
- זיהוי פונקציות ועובדים הממלאים אותה עבודה.
- זיהוי תהליכי עבודה שהפכו למיותרים.
- תפוקה ופריון נמוכים, חשיפת הסיבות והגדרה מחדש של תוצאות נדרשות.
מהצוות הבודק יש לדרוש את אחד או יותר מן המוצרים הבאים:
- הצורך באימוץ שיטות עבודה חדשות כדי להגביר את הפריון והתפוקה.
- הגדרה מחדש של ממשקי עבודה – לוח סמכויות, למשל.
- איחוד\ביטול פונקציות.
- תוספת\גריעה של עובדים ו\או מקצועות.
ובמקרה של מבדק מקיף ומערכתי שלד תכנית לרה-ארגון אשר יתניע תהליך של שינוי ארגוני מקיף.
סיכום
שתי נקודות מוצא לארגון המחליט לעסוק בתחום זה: החלטה לעשות בדק בית ארגוני כמתבקש מן הסיבות שפורטו לעיל. זיהוי כשל ממוקד ביחידת משנה או בתחום רוחבי – אבטלה סמויה, למשל.
שינויי עומק במבנה הארגוני עשוי להיות כרוך בהשקעה גדולה, התנגדות ובמאבק עם עובדים, ועד עובדים וכד'. ולכן, יש ולעתים בדיקה מדגמית של הסיבות תוביל למסקנה שאין צורך בשינוי ארגוני מקיף וניתן להסתפק בשינוי תהליך עבודה כזה או אחר, מיזוג שתי פונקציות, ביטול מספר מצומצם של משרות ועוד.
תגיות: שינוי ארגוני, מבנה ארגוני, תהליכי עבודה