"מה שקורה אחרי ההחלטה, חשוב יותר מההחלטה עצמה"
הקדמה
אנחנו מרבים לעסוק בתהליכי קבלת החלטות ועוסקים פחות, או בכלל לא, במה שקורה עם ההחלטות לאחר קבלתן.
טיבן של החלטות שהארגון יפעל לבצען, וכלשונן. הניסיון מלמד שלא תמיד מה שנראה כמובן מאליו מתקיים בפועל.
במאמר זה לא נעסוק בחסמים או שיבושים חיצוניים (כמו משפטיים או כלכליים) בתהליכי הביצוע אלא בחסמים פנימיים, ארגוניים, אשר חלקם "סמויים" מן העין וקשורים לתרבות הארגונית ולמשמעת.
הנחות עבודה ותיחום
כל החלטה אמורה להיות נכונה למועד קבלתה, אבל גם היא לא תמיד עומדת במבחני הביצוע.
תהליך קבלת החלטות סדור בנוי על עבודת מטה מערכתית אשר באה להבטיח שהגורמים הממונים על ביצוע ההחלטה שותפים לקבלתה.
מידע חדש או שינויים בסביבת העבודה יחייבו, בכל מקרה, התאמות בהחלטה, או ביטולה.
תהליכי קבלת החלטות אינם נקיים מהשפעות פסיכולוגיות ואנושיות של העובדים המעורבים.
"אילוצים" הוא מושג המקובל במקומותינו ואשר בא להצדיק ולתרץ דחיינות או הימנעות מעשייה. נייחד מספר מילים בנושא זה בהמשך.
חסמים
- העדר הלימה בין ההחלטה לאמצעים וליכולת בארגון כדי לעמוד בה. כמו, מחסור בכוח אדם, מחסור בציוד ייעודי וכדומה.
- משמעת ארגונית לקויה הפוגעת במוטיבציה ובפריון וגורמת להתפתחות תופעה של "דחיינות". דחיות בביצוע ושינויים בזירת הפעילות עלולים להפוך החלטה ללא רלוונטית או מחייבת עדכון.
- חילוקי דעות בקרב דרגים ממונים בתהליך אשר מייצרים אין סוף דיונים וגרירת רגליים. דוגמא בולטת – חילוקי דעות בין מנכ"ל למועצת המנהלים, או הנחתות מצד בעלי הארגון.
אילוצים
האילוץ מוצג כנימוק מכריע, בחזקת ווטו, כדי להסיט החלטה לכיוון הרצוי למציג האילוץ, ביטול, שינוי או דחייה. הניצול הזה נעשה ויכול להיעשות על ידי כל דרג – זוטר ובכיר.
במקרים רבים "האילוץ" מתקבל מבלי שמישהו יבקש הסבר, הנמקה, או כפיה של דרג בכיר. כך יוצא שבחלק מן המקרים בשרשרת קבלת ההחלטות ההסטה מתקיימת לא ברשות וגם לא בסמכות.
כיצד מתמודדים עם ה"ג'וקר" הזה: אין לאשר אילוץ אוטומטי –טיעון מחייב הנמקה ועמידה באיזה שהוא תוקף. אפשרות שניה – האילוץ, ככזה, מחייב אישור של הגורם המוסמך, בכיר או ראש הפירמידה.
סיכום
על מנת להבטיח רציפות ושליטה בין תהליכי קבלת החלטות לביצוען על ידי יחידות הארגון, חיוני למסד מספר מנגנונים.
כל החלטה חייבת לכלול התייחסות גם לתחומים כמו – אחריות המבצעים, סמכויותיהם, לוחות זמנים, אבני דרך ודיוני מעקב.
המעקב צריך להיות מתוכנן וגמיש: הן שוטף, הן על פי אבני דרך וגם על פי התפתחויות משבריות.
ארגון חייב להיות מודע לכך ששינויים במסד הנתונים עלולים להפוך את ההחלטה ללא רלוונטית, ומכאן הצורך בביצוע התאמות תוך כדי ביצוע
תגיות: קבלת החלטות, אילוצים