הקדמה
הדרך הקלה והמקובלת לשפוט הצלחה או כשלון בתפקודו של ארגון היא דרך "הגורם האנושי". גם בתהליכי תחקיר, נקודת המוצא היא הפרט שלקח חלק באירוע.
אנחנו בדעה שבמקרים רבים לגורם האנושי "יש שותף" אשר לעיתים הוא הגורם המרכזי לתוצאות. השותף הזה הוא התהליכים בארגון. תהליך קבלת החלטות, תהליך מיון, קליטה, הצבה וקידום עובדים ועוד.
לאחרונה עסקנו רבות בנושאים "קונצפציה", "קבעון מחשבתי" וכשלים בארגון. במאמר זה נעסוק בעיקר בתהליכים בארגון ופחות בגורם האנושי ובדרגי הניהול.
ונקדים את המאוחר – תהליכים חייבים לעבור "ריענון" והתאמה למציאות המשתנה ולא רק העובדים והמנהלים.
תיחום הנושא
שלושת הגורמים המרכזיים, שהם התנאים להצלחה של ארגון הם: התרבות הארגונית, תהליכים ארגוניים המבטיחים איזונים ובלמים ואיכות כוח האדם, בעיקר עובדים בתפקידי ניהול.
תנאים להצלחה
- תרבות ארגונית
בבסיס כל עשייה ארגונית נמצא העובד. האמירה "המשאב האנושי הינו הנכס החשוב ביותר של הארגון" אינה סיסמא ריקה. קביעה זאת תישאר נכונה גם בעידן הטכנולוגיה והחדשנות.
התרבות הארגונית והניהולית הינם המפתח ליצירת ארגון מתפקד המפיק את המיטב מן הפוטנציאל של עובדיו לצורך השגת יעדיו. הערכים שבעלי הארגון ומנהליו רוצים להטמיע נמצאים בבסיס התרבות הארגונית. לדוגמא: טיפוח מצוינות, הישגיות, פתיחות, שקיפות, רווחה לעובדים, תמיכה בקהילה ועוד.
מחויבות ההנהלה, והעומד בראשה הינה תנאי הכרחי להצלחת התרבות בקרב כלל העובדים והמחויבות לעשות בה שינויים במידת הצורך.
- תהליכים
בכל ארגון קיימים תהליכי עבודה. חלקם אוניברסליים כמו: טיפול במשאב האנושי, ותהליכי קבלת החלטות וחלקם ייחודיים – לפי מאפייני הארגון כמו: פיתוח, ייצור, שיווק מכירות ועוד.
הצלחת ארגון תלויה באיכות ועדכניות התהליכים. הסינרגיה בין התהליכים מבטיחה, את תרומתם להשגת יעדי הארגון ויצירת איזונים ובלמים בפעילות השוטפת.
נציג לדוגמא את התנאים לאופטימיזציה של תפקוד "תהליך קבלת החלטות".
החלטות מתקבלות על ידי עובדים ומנהלים, ברמות השונות, עד לרמת מנכ"ל. זאת מערכת ארגונית של תהליכים החייבת להיות מוסדרת, פורמלית ושקופה לכל. היא מבוססת על סמכויות ואחריות של מקבלי ההחלטות ומקרינה על תהליכים ארגוניים נוספים: האצלת סמכויות, תקשורת פנים ארגונית ובמיוחד על למידה ארגונית (תחקיר והפקת לקחים) וניהול מערכות מידע.
- תכונות ומאפייני אישיות (של מקבל ההחלטות)
מצבים משתנים או מידע חדש מחייבים שינוי כיוון אם רוצים למנוע משבר או לנצל הזדמנות. מקבל ההחלטות עשוי לעמוד בחיי היום יום במצבים כאלה ועליו להיות בעל יכולת להשתחרר מהקונצפציה.
רק מנהל בעל כושר קבלת החלטות מהירה, נחישות, אומץ, נכונות לקחת סיכונים, נון קונפורמיזם) יעשה את המהלך המתבקש.
בארגון בו קיימים איזונים ובלמים בין התהליכים ועמדות המנהלים, יש סיכוי שתופעות של השענות על קונצפציה או קבעון מחשבתי של מנהלים בכירים יבלמו לפני כישלון.
איזונים ובלמים
תכליתה של עבודת מטה תקינה בארגון היא להבטיח שמקבלי החלטות יקבלו את כל המידע, הניתוחים, התובנות והחלופות בנושאים העומדים להכרעה.
לעבודת מטה משופרת יכולים להיות גם ערכים מוספים: בקרה על פעילות הארגון ויצירת תנאים לחדשנות ופיתוח עסקי.
עבודת מטה תקינה תתאפשר רק אם יתקיים מאזן כוחות שקול, לא בהכרח שוויוני, בין הגורמים השונים בארגון.
גורם כוחני או מערכת המתקיימת באווירה של כוחנות לא תאפשר אופטימיזציה של עבודת המטה. גמישות ניהולית, מערכת איזונים ובלמים בין תתי-המערכות בארגון אמורים להבטיח זאת.
תפקידה של ההנהלה, ובדגש על המנהל הכללי, להיות מודעים לאמור ולפעול לנטרול הגורמים הפוגעים באיזון הארגוני, או לייצר "גורמים מייצבים" חיצוניים.
אחת האפשרויות היא קיום גורם מטה "על" ברמה בכירה ובכפיפות ישירה למנכ"ל. תפקידו ל"זכך" את האינטרסים ולהביא להחלטת מנכ"ל תמונת מצב מאוזנת ובלתי תלויה.
תגיות: תרבות ארגונית, איזונים ובלמים, קבלת החלטות